Wie man virtuelle Veranstaltungen zugänglicher macht

Virtuelle Veranstaltungen sind von Natur aus viel zugänglicher als persönliche Treffen.

Du musst dich nicht um Reisevorbereitungen kümmern und hast keine Einschränkungen durch einen Veranstaltungsort, zugänglich virtuelle Veranstaltungen sind für Gäste aller Art oft viel einfacher zu erreichen - und helfen dir so, die Reichweite deiner Veranstaltung zu vergrößern.

Als Veranstaltungsorganisatoren ist es jedoch unsere Pflicht, dafür zu sorgen, dass unsere digitalen Konferenzen, Webinare, virtuellen Gruppenräume und digitalen Erlebnisse den Bedürfnissen aller Teilnehmer/innen gerecht werden können.

Aber wie? Wir haben diese praktischen Tipps zusammengestellt, die perfekte Checkliste für die Barrierefreiheit virtueller Veranstaltungen, die dein Team nutzen kann, um sicherzustellen, dass deine virtuelle so zugänglich wie möglich ist.

1. Frag dein Publikum, was es braucht

Bei der Planung deiner Veranstaltung ist es wichtig, dass du herausfindest, was deine Gäste brauchen und von deiner Veranstaltung erwarten. Gib ihnen die Möglichkeit - z. B. über ein Umfrageformular -, ihre Einschränkungen oder besonderen Anforderungen mitzuteilen, damit du Wege finden kannst, ihnen entgegenzukommen. Das wiederum kann dir helfen, Möglichkeiten zur Verbesserung der Zugänglichkeit deiner virtuellen Veranstaltung zu finden.

2. Lass alle wissen, was sie von deiner Veranstaltung erwarten können

Von den Startzeiten bis hin zu den technischen Anforderungen werden deine Gäste schon lange vor Beginn deiner Veranstaltung wissen wollen, was Sache ist. Verschicke ein paar Tage vor der Veranstaltung eine E-Mail (oder zwei) mit folgenden Informationen:

• • Start- und Endzeiten
  • Eine klare Tagesordnung, einschließlich geplanter Pausenzeiten (mehr dazu später)
  • Logins und Anweisungen
  • Details dazu, was deine Gäste benötigen, um an dem Gespräch teilzunehmen - zum Beispiel eine stabile WiFi-Verbindung und ein Desktop- oder Mobilgerät mit Audiofunktionalität
  • Eine kurze Vorstellung des Gastgebers
  • Kontaktinformationen für den Fall, dass sie Fragen oder Probleme haben

Achte darauf, dass du die oben genannten Punkte in deine Checkliste für die Zugänglichkeit von virtuellen Veranstaltungen aufnimmst, damit alle Teilnehmer/innen genug Informationen und Zeit haben, sich auf die Veranstaltung vorzubereiten. 

3. Fahre nicht zu schnell

Vielleicht sind es die Nerven, vielleicht hast du eine Menge Stoff zu bewältigen, auf jeden Fall musst du oder dein/e Moderator/in deutlich sprechen. Du musst dafür sorgen, dass dein/e Moderator/in den Inhalt der Veranstaltung für alle klar und deutlich ausspricht.

Indem du deine Präsentation langsamer vorträgst, kannst du es Menschen mit Hör- oder Verständnisproblemen leichter machen, deiner Präsentation zu folgen. Auch andere Teilnehmer/innen schätzen regelmäßige Pausen, damit sie eine Idee verdauen und sich ausführlichere Notizen machen können.

Ein langsameres Tempo kann dir auch dabei helfen, unnötigen Fachjargon zu vermeiden und die wichtigsten Punkte zu betonen, die du deinen Zuhörern ans Herz legen willst.

4. Automatische Untertitelung einrichten

Eine weitere Möglichkeit, deine Veranstaltungen zugänglicher zu machen, ist die automatische Untertitelung deiner Live-Veranstaltungen und die Einrichtung von Untertiteln für On-Demand-Webinare einrichten. Untertitel und geschlossene Untertitel beseitigen jede Verwirrung über das, was in deinen Aufzeichnungen gesagt wird, und bieten Nicht-Muttersprachlern einen klareren Bezugspunkt während der Veranstaltung, verbessert die Zugänglichkeit deiner virtuellen Veranstaltung.

Bei ON24 haben wir es möglich gemacht, dass du Untertitel automatisch generieren kannst. Du kannst auch Untertitel für On-Demand-Events bearbeiten, um bei Bedarf die Genauigkeit zu gewährleisten.

5. Teile deine Inhalte in mehreren Sprachen

Barrierefreie virtuelle Veranstaltungen erreichen zunehmend ein Publikum auf der ganzen Welt - das bedeutet, dass oft Inhalte in verschiedenen Dialekten bereitgestellt werden müssen. Stelle sicher, dass du nichts verpasst, indem du deine Inhalte in den Sprachen untertitelst, die deine Gäste sprechen.

ON24 erleichtert die Übersetzung von Untertiteln, indem es die automatische Erstellung von Sprache-zu-Text-Dateien in mehr als 60 Sprachen unterstützt. Untertitel können auch in bis zu 62 Sprachen automatisch übersetzt werden.

6. Aktiviere eine Live-Chat-Funktion

Manche Leute lieben es, in freien Diskussionen zu pfeifen, während andere lieber tippen. Mit einer Live-Chat-Funktion kannst du sicherstellen, dass die Schreiber/innen in deiner Gruppe auch Fragen stellen und Ideen austauschen können.

7. Regelmäßige Pausen einplanen

Jeder verarbeitet Informationen unterschiedlich schnell. Deshalb ist es so wichtig, regelmäßige Pausen in den Zeitplan deiner Veranstaltung einzubauen. Egal, ob sie diese Zeit nutzen, um einen Kaffee zu trinken, ein paar E-Mails zu beantworten oder ihre Notizen durchzugehen, um ihr Wissen zu vertiefen - jeder wird es zu schätzen wissen, wenn er zwischen den Präsentationen oder Diskussionen ein wenig Zeit zum Aufladen hat. Das verbessert nicht nur die Zugänglichkeit deiner virtuellen Veranstaltung, sondern verhindert auch, dass deine Teilnehmer/innen auf halbem Weg abschalten.

8. Unterstützung für Teilnehmende ohne Kamera oder Mikrofon

Wenn du einen virtuellen Besprechungsraum betreibst, solltest du zunächst sicherstellen, dass deine Teilnehmer/innen wissen, dass sie über die Audio- und Videobuttons in deiner Lösung die Möglichkeit haben, gesehen oder gehört zu werden. (Wenn sie den Bildschirm lieber ganz ausblenden wollen, ist das auch in Ordnung. Niemand sollte gezwungen werden, sein Audio oder Video einzuschalten, wenn er sich nicht wohl dabei fühlt.)

Zweitens musst du dir Gedanken darüber machen, wie sich das Erlebnis für Gäste gestaltet, die kein Mikrofon oder keine Kamera an ihrem Gerät haben. Können sie auch ohne aktive Teilnahme den größtmöglichen Nutzen aus deinen Inhalten ziehen oder kannst du ihnen ein Tool zur Verfügung stellen, mit dem sie mit anderen Teilnehmern interagieren können?

Um technische Probleme in Webcast Elite zu vermeiden, die den Erfolg deines Webinars auf Seiten des Gastgebers beeinträchtigen könnten, wirf einen Blick auf unseren Leitfaden zum Testen deiner Webcam- und Mikrofoneinstellungen.

10. Unterstützung für Bildschirmleser bereitstellen

Sehbehinderte Gäste können Bildschirmlesegeräte verwenden, um Bildschirminhalte zu beschreiben - du musst also sicherstellen, dass die von dir verwendete Technologie das Gesagte mit dem Gezeigten verbinden kann.

Wir haben unsere Plattform so entwickelt, dass sie mit den gängigen Screenreadern kompatibel ist, und wir verpflichten uns, die ARIA-Richtlinien (Accessible Rich Internet Attributes) einzuhalten. Nur so können wir sicherstellen, dass unsere barrierefreie virtuelle Veranstaltungen ein klares, nahtloses Erlebnis für blinde und sehbehinderte Nutzer/innen bieten.

11. Anpassung der Webinarkonsole zulassen

Deine Teilnehmer/innen sollten in der Lage sein, das, was sie auf dem Bildschirm sehen, für das bestmögliche Erlebnis anzupassen. Deine Plattform muss ihnen die Möglichkeit geben, die Schriftgröße zu erhöhen, den Farbkontrast zu ändern oder die Interaktionswerkzeuge auf dem Bildschirm zu verschieben, damit sie sich auf die eigentlichen Inhalte konzentrieren können. (Glücklicherweise ermöglicht ON24 den Gästen all diese Dinge und noch viel mehr).

12. Sende Abschriften mit Veranstaltungsaufzeichnungen

Es ist üblich, eine Aufzeichnung deines Webinars an alle deine Gäste zu schicken, sobald die Veranstaltung stattgefunden hat. Warum also nicht noch hilfreicher sein, indem du ihnen eine Transkription der gesamten Veranstaltung zur Verfügung stellst? ON24 macht die Transkription von Veranstaltungen, die bis zu 90 Minuten lang sind, zum Kinderspiel.

13. Mache es den Teilnehmern leicht, auf weitere Inhalte zuzugreifen

Deine fortlaufende Content-Strategie ist ein entscheidender Teil deines Trichters; sie wird die Erfahrung deiner Teilnehmer mit deiner Marke verbessern und sie für alles, was du zu bieten hast, begeistern.

Aber jeder möchte schnell und einfach auf deine Inhalte zugreifen können. Deshalb ist es so wichtig, den Anmeldeprozess so weit wie möglich zu vereinfachen. Deshalb hat das Team von ON24 eine Ein-Klick-Registrierungsfunktion eingeführt, mit der die Nutzer/innen auf jedes beliebige Webinar zugreifen können, ohne jedes Mal den gleichen mühsamen Prozess durchlaufen zu müssen, wenn sie etwas Neues sehen wollen.

Du kannst mehr über diese Funktion erfahren und wie sie die Interaktion mit unserem Engagement Hub fördert, hier.

Wir hoffen, dass diese Checkliste für Barrierefreiheit bei virtuellen Veranstaltungen dir und deinem Veranstaltungsteam dabei hilft, ein inklusives Erlebnis zu schaffen. Bei ON24 konzentrieren wir uns auf die Einhaltung der aktuellen Web Content Accessibility Guidelines. Mehr darüber, was wir tun, um unsere Veranstaltungen barrierefrei zu gestalten, erfährst du auf unserer Zugänglichkeit Seite.