Wie man virtuelle Veranstaltungen besser zugänglich macht

Virtuelle Veranstaltungen sind von Natur aus viel leichter zugänglich als persönliche Treffen.

Sie müssen sich nicht um Reisevorbereitungen kümmern und haben keine Einschränkungen durch einen Veranstaltungsort, zugänglich virtuelle Veranstaltungen sind für Gäste aller Art oft viel einfacher zu besuchen - und helfen Ihnen letztlich, die Reichweite Ihrer Veranstaltung zu vergrößern.

Als Organisatoren von Veranstaltungen ist es jedoch unsere Pflicht, dafür zu sorgen, dass unsere digitalen Konferenzen, Webinare, virtuellen Breakout-Räume und digitalen Erlebnisse den Bedürfnissen aller Teilnehmer gerecht werden können.

Aber wie? Wir haben diese praktischen Tipps zusammengestellt, die perfekte Checkliste für die Barrierefreiheit virtueller Veranstaltungen, die Ihr Team nutzen kann, um sicherzustellen, dass Ihre virtuelle Veranstaltung so zugänglich wie möglich ist.

1. Fragen Sie Ihr Publikum, was es braucht

Machen Sie es zu Ihrer Priorität, im Rahmen der Veranstaltungsplanung herauszufinden, was Ihre Gäste brauchen und von Ihrer Veranstaltung erwarten. Geben Sie ihnen die Möglichkeit - z. B. über ein Umfrageformular -, Einschränkungen oder besondere Anforderungen mitzuteilen, damit Sie Wege finden können, ihnen entgegenzukommen. Dies wiederum kann Ihnen helfen, Möglichkeiten zur Verbesserung der Zugänglichkeit Ihrer virtuellen Veranstaltung zu finden.

2. Lassen Sie alle wissen, was sie von Ihrer Veranstaltung erwarten können

Von den Anfangszeiten bis zu den technischen Anforderungen werden Ihre Gäste schon lange vor Beginn der Veranstaltung wissen wollen, was auf sie zukommt. Versenden Sie ein paar Tage vor der Veranstaltung eine E-Mail (oder zwei) mit folgenden Informationen:

• • Start- und Endzeiten
  • Eine klare Tagesordnung, einschließlich geplanter Pausenzeiten (mehr dazu später)
  • Anmeldungen und Anweisungen
  • Angaben dazu, was Ihre Gäste benötigen, um an dem Anruf teilzunehmen - zum Beispiel eine stabile WiFi-Verbindung und ein Desktop- oder Mobilgerät mit Audiofunktionalität
  • Eine kurze Vorstellung des Gastgebers
  • Kontaktangaben für den Fall, dass sie Fragen oder Probleme haben

Stellen Sie sicher, dass Sie die oben genannten Punkte in Ihre Checkliste für die Zugänglichkeit von virtuellen Veranstaltungen aufnehmen, damit alle Teilnehmer genügend Informationen und Zeit haben, sich auf die Veranstaltung vorzubereiten. 

3. Nicht zu schnell fahren

Vielleicht sind es die Nerven, vielleicht haben Sie eine Menge Material zu bewältigen, auf jeden Fall sollten Sie oder Ihr Moderator deutlich sprechen. Sie müssen dafür sorgen, dass Ihr Gastgeber den Inhalt der Veranstaltung für alle klar verständlich macht.

Indem Sie den Vortrag verlangsamen, können Sie es Personen mit Hör- oder Verständnisproblemen erleichtern, Ihrem Vortrag zu folgen. Auch andere Teilnehmer schätzen regelmäßige Pausen, damit sie eine Idee verdauen und sich ausführlichere Notizen machen können.

Ein langsameres Tempo kann Ihnen auch dabei helfen, unnötigen Fachjargon zu vermeiden und die wichtigsten Erkenntnisse hervorzuheben, auf die Sie Ihr Publikum aufmerksam machen wollen.

4. Automatische Untertitelung einrichten

Eine weitere Möglichkeit, Ihre Veranstaltungen barrierefrei zu gestalten, ist die automatische Untertitelung Ihrer Live-Veranstaltungen und die Einrichtung von Untertiteln für Webinare auf Abruf einrichten. Untertitel und geschlossene Untertitel beseitigen jede Verwirrung über das, was in Ihren Aufzeichnungen gesagt wird, und bieten Nicht-Muttersprachlern einen klareren Bezugspunkt während der Veranstaltung, Sie verbessern die Zugänglichkeit Ihrer virtuellen Veranstaltung.

Bei ON24 haben wir es möglich gemacht, dass Sie Untertitel automatisch generieren können. Sie können auch Untertitel für On-Demand-Events bearbeiten, um bei Bedarf die Genauigkeit zu gewährleisten.

5. Teilen Sie Ihre Inhalte in mehreren Sprachen

Barrierefreie virtuelle Veranstaltungen erreichen zunehmend ein Publikum auf der ganzen Welt. Das bedeutet, dass oft Inhalte in verschiedenen Dialekten bereitgestellt werden müssen. Stellen Sie sicher, dass Ihnen nichts entgeht, indem Sie Ihre Inhalte in den Sprachen untertiteln, die Ihre Gäste sprechen.

ON24 erleichtert die Übersetzung von Untertiteln, indem es die automatische Erstellung von Sprach-zu-Text-Dateien in mehr als 60 Sprachen unterstützt. Untertitel können auch in bis zu 62 Sprachen automatisch übersetzt werden.

6. Aktivieren Sie eine Live-Chat-Funktion

Manche Leute lieben es, in freien Diskussionen zu reden, während andere lieber tippen. Nutzen Sie eine Live-Chat-Funktion, um sicherzustellen, dass die Autoren in Ihrer Gruppe auch Fragen stellen und Ideen austauschen können.

7. Regelmäßige Pausen einplanen

Jeder Mensch verarbeitet Informationen in unterschiedlichem Tempo. Deshalb ist es so wichtig, regelmäßige Pausen in den Zeitplan Ihrer Veranstaltung einzubauen. Ganz gleich, ob sie diese Zeit nutzen, um schnell einen Kaffee zu trinken, ein paar E-Mails zu beantworten oder ihre Notizen durchzugehen, um ihr Verständnis zu vertiefen - jeder wird es zu schätzen wissen, wenn er zwischen den Präsentationen oder Diskussionen ein wenig Zeit zum Aufladen hat. Dies kann nicht nur dazu beitragen, die Erreichbarkeit Ihrer virtuellen Veranstaltung zu verbessern, sondern verhindert auch, dass Ihre Teilnehmer auf halber Strecke der Veranstaltung das Interesse verlieren.

8. Unterstützung für Teilnehmer ohne Kamera oder Mikrofon bereitstellen

Wenn Sie einen virtuellen Besprechungsraum betreiben, sollten Sie zunächst sicherstellen, dass Ihre Teilnehmer wissen, dass sie über die Audio- und Videobuttons in Ihrer Lösung die Möglichkeit haben, gesehen oder gehört zu werden. (Wenn sie den Bildschirm lieber ganz ausblenden möchten, ist das auch in Ordnung. Niemand sollte gezwungen werden, sein Audio- oder Videogerät einzuschalten, wenn er sich nicht wohl dabei fühlt.)

Zweitens müssen Sie sich überlegen, wie sich das Erlebnis für Gäste gestaltet, die kein Mikrofon oder keine Kamera an ihrem Gerät haben. Können sie auch ohne aktive Teilnahme den größtmöglichen Nutzen aus Ihren Inhalten ziehen oder können Sie ihnen ein Tool zur Verfügung stellen, das ihnen die Interaktion mit anderen Teilnehmern ermöglicht?

Um technische Probleme in Webcast Elite zu vermeiden, die den Erfolg Ihres Webinars auf Seiten des Gastgebers beeinträchtigen könnten, werfen Sie einen Blick auf unseren Leitfaden zum Testen Ihrer Webcam- und Mikrofoneinstellungen.

10. Unterstützung für Bildschirmlesegeräte bereitstellen

Sehbehinderte Gäste können Bildschirmlesegeräte verwenden, um Bildschirminhalte zu beschreiben. Sie müssen also sicherstellen, dass die von Ihnen verwendete Technologie das Gesagte mit dem Gezeigten in Einklang bringen kann.

Wir haben unsere Plattform so entwickelt, dass sie mit den gängigen Bildschirmlesegeräten kompatibel ist, und wir verpflichten uns, die ARIA-Richtlinien (Accessible Rich Internet Attributes) einzuhalten. Nur so können wir sicherstellen, dass unsere barrierefreie virtuelle Veranstaltungen ein klares, nahtloses Erlebnis für blinde und sehbehinderte Nutzer bieten.

11. Anpassung der Webinarkonsole zulassen

Ihre Teilnehmer sollten in der Lage sein, das, was sie auf dem Bildschirm sehen, so anzupassen, dass sie das bestmögliche Erlebnis haben. Ihre Plattform muss ihnen die Möglichkeit geben, die Schriftgröße zu erhöhen, Farbkontraste zu ändern oder die Interaktionswerkzeuge auf dem Bildschirm zu verschieben, damit sie sich auf Ihre Kerninhalte konzentrieren können. (Glücklicherweise können Gäste mit ON24 all diese Dinge tun und noch viel mehr).

12. Senden Sie Abschriften mit Veranstaltungsaufzeichnungen

Es ist gängige Praxis, eine Aufzeichnung Ihres Webinars an alle Ihre Gäste zu senden, sobald der Anruf stattgefunden hat. Warum also nicht noch hilfreicher sein, indem Sie ihnen eine Transkription der gesamten Veranstaltung zur Verfügung stellen? ON24 macht die Transkription von Veranstaltungen, die bis zu 90 Minuten lang sind, zum Kinderspiel.

13. Erleichterung des Zugangs zu weiteren Inhalten für die Teilnehmer

Ihre fortlaufende Content-Strategie ist ein entscheidender Teil Ihres Trichters; sie wird die Erfahrung Ihrer Teilnehmer mit Ihrer Marke verbessern und sie für alles, was Sie zu bieten haben, begeistern.

Aber jeder möchte schnell und einfach auf Ihre Inhalte zugreifen können. Deshalb ist es so wichtig, den Anmeldeprozess so weit wie möglich zu vereinfachen. Um dies zu erreichen, hat das Team von ON24 eine Ein-Klick-Registrierungsfunktion eingeführt, die es den Nutzern ermöglicht, auf jedes beliebige Webinar zuzugreifen, ohne jedes Mal den gleichen mühsamen Prozess durchlaufen zu müssen, wenn sie etwas Neues sehen möchten.

Sie können mehr über diese Funktion erfahren und wie sie die Interaktion mit unserem Engagement Hub fördert, hier.

Wir hoffen, dass diese Checkliste für die Barrierefreiheit von virtuellen Veranstaltungen Ihnen und Ihrem Veranstaltungsteam hilft, ein inklusives Erlebnis zu schaffen. Bei ON24 konzentrieren wir uns auf die Einhaltung der aktuellen Web Content Accessibility Guidelines. Erfahren Sie mehr darüber, was wir tun, um unsere Veranstaltungen barrierefrei zu gestalten, auf unserer Zugänglichkeit Seite.