Schritt-für-Schritt-Anleitung: Wie du virtuelle Veranstaltungen erfolgreich durchführst

Virtuelle Veranstaltungen bieten Unternehmen eine bequeme Möglichkeit, mit ihrem Publikum in Kontakt zu treten und wertvolle, ansprechende Inhalte zu vermitteln. Außerdem bieten sie den Unternehmen wertvolle Einblicke in das Publikum, die auf First-Party- und Engagement-Daten basieren. 

Aber eine erfolgreiche virtuelle Veranstaltung erfordert Planung und ein tiefes Verständnis dafür, wie du die dir zur Verfügung stehenden Werkzeuge effizient nutzen kannst. 

Wir haben diesen Leitfaden für virtuelle Veranstaltungen erstellt, um dir zu zeigen, wie man es macht. Darin gehen wir auf die Grundlagen virtueller Veranstaltungen ein, erstellen eine Schritt-für-Schritt-Anleitung für die Durchführung und erklären, wie du sicherstellen kannst, dass deine virtuelle Veranstaltung eine messbare Wirkung erzielt.

Was ist eine virtuelle Veranstaltung?

Der Begriff "virtuelle Veranstaltung" beschreibt jede Situation, in der sich Teilnehmer/innen aus der Ferne auf einer Plattform anmelden, um an einer organisierten Online-Aktivität teilzunehmen. Oft wird der Begriff "virtuelle Veranstaltung" als Synonym für Webinare und virtuelle Konferenzen verwendet. 

Aber virtuelle Veranstaltungen können noch mehr sein. Als Oberbegriff kann er Branchenkonferenzen, Produktworkshops, Symposien, Town Halls, Partnerschulungen und vieles mehr umfassen. Alles, was du brauchst, ist eine spezielle Plattform für virtuelle Veranstaltungen.

Oft sind virtuelle Veranstaltungen Teil von Eventmarketing-Kampagnen, die darauf abzielen, ein Publikum anzulocken, wertvolle Inhalte zu vermitteln und gleichzeitig ein Produkt, eine Dienstleistung oder eine Marke zu bewerben. 

Was sind die verschiedenen Arten von virtuellen Veranstaltungen?

Genau wie persönliche Veranstaltungen gibt es auch virtuelle Veranstaltungen in allen möglichen Formen. Hier sind einige der gängigsten Formen, die von Unternehmen genutzt werden, sowie eine kurze Zusammenfassung ihrer Inhalte:

• • Webinare: Online-Veranstaltungen, bei denen ein/e einzelne/r Redner/in oder ein Gremium eine Live- oder aufgezeichnete Präsentation für ein entferntes Publikum hält.
    
  • Virtuelle Konferenzen: Eine digitale Form der typischen Geschäftskonferenz, die sich auf Wissensaustausch und Networking konzentriert.
    
  • Workshops: Bildungsveranstaltungen, bei denen es darum geht, praktische Anleitungen oder Ratschläge zu geben, sei es zu einem bestimmten Produkt oder einem Verfahren.
    
  • Virtuelle Fachmessen: Eine digitale Ausstellung, bei der Teilnehmer/innen aus einer bestimmten Branche zusammenkommen, um Ideen auszutauschen oder Produkte zu präsentieren.
    
  • Vernetzungsveranstaltungen: Eine Veranstaltung, die den Teilnehmern aus der Ferne die Möglichkeit zum Networking bietet.

Was sind die Vorteile von virtuellen Veranstaltungen?

Der Sektor der virtuellen Veranstaltungen wächst schnellDas liegt unter anderem an den einzigartigen Vorteilen, die virtuelle Veranstaltungen im Vergleich zu traditionellen, persönlichen Veranstaltungen bieten. Zu diesen Vorteilen gehören:

• • Kosteneffizienz: Bei virtuellen Veranstaltungen entfallen viele der Kosten, die mit der Durchführung einer traditionellen Veranstaltung verbunden sind, einschließlich der erheblichen Kosten für den Veranstaltungsort. Das bedeutet, dass sie für Unternehmen jeder Größe zugänglich sind und sich perfekt für ein ROI-orientiertes Eventmarketing eignen.
    
  • Große Reichweite: Bei virtuellen Veranstaltungen entfallen viele der typischen Hindernisse, die die Teilnahme an persönlichen Veranstaltungen einschränken können, z. B. die Reisekosten. Das bedeutet, dass sie eine höhere Teilnehmerzahl und eine praktisch unbegrenzte geografische Reichweite haben.
    
  • Bessere Analysefunktionen: Virtuelle Veranstaltungen, die mit einer speziellen Plattform durchgeführt werden, bieten wertvolle Analysen darüber, wer teilgenommen hat und wie sie sich mit den Inhalten auseinandergesetzt haben. Diese Erkenntnisse können in verbesserte Event-Marketing-Strategien einfließen und in anderen Marketingkampagnen eingesetzt werden.

Worauf du bei einer virtuellen Veranstaltungsplattform achten solltest

Virtuelle Veranstaltungsplattformen wurden entwickelt, um die Durchführung einer virtuellen Veranstaltung zu erleichtern. Sie enthalten in der Regel die grundlegenden Funktionen, die für eine reibungslose Erstellung und Übertragung erforderlich sind. Es gibt jedoch einige wichtige Funktionen, auf die du bei der Wahl der Plattform achten solltest.

Eine der wichtigsten Funktionen ist die Integration von interaktiven Elementen direkt in deine Veranstaltung. Diese Funktionen sorgen dafür, dass du dein Publikum während der Veranstaltung effektiv einbinden kannst, sei es durch Live-Umfragen, Gruppenchats, Breakout-Räume oder sogar Live-Videochats. 

Wichtig sind auch Call-to-Action-Integrationen (CTA), die dein Publikum zum Handeln auffordern. Umfassende Event-Hosting-Plattformen wie ON24 bieten auch Funktionen zur Erstellung von individuellen Landing Pages die als Ziel für die CTAs der Veranstaltung dienen.

Eine weitere wichtige Funktion ist die integrierte Datenanalyse, mit der du den Wert deiner virtuellen Veranstaltung maximieren kannst, indem du nach der Veranstaltung Einblicke in die Engagement-Rate und Konversionen erhältst. Je detaillierter die Analysefunktionen sind, desto besser.

Andere Funktionen wie Tools zur Lokalisierung von Veranstaltungen, die Möglichkeit zur Anpassung von Veranstaltungen und eine integrierte Plattform zur Wiederverwendung von Inhalten können sich ebenfalls als nützlich erweisen.

Schritt-für-Schritt-Anleitung für eine erfolgreiche virtuelle Veranstaltung

Diese Schritt-für-Schritt-Anleitung hilft dir dabei, das Beste aus den Möglichkeiten einer virtuellen Veranstaltung zu machen.

Planung deiner virtuellen Veranstaltung

Die Durchführung einer virtuellen Veranstaltung erfordert zunächst eine sorgfältige Planung, um sicherzustellen, dass die Grundlagen für den Erfolg gelegt werden.

Format und Struktur der Veranstaltung

Der erste Schritt ist die Entscheidung, welche Art von virtuellem Event du veranstalten willst - ein Webinar, einen Workshop, eine Konferenz oder etwas ganz anderes. Außerdem musst du wissen, welche Arten von Inhaltsformate ihr anbieten wollt. Wird es Grundsatzdiskussionen geben? Podiumsteilnehmer/innen? Kamingespräche? Wäge die Optionen und ihre jeweiligen Vor- und Nachteile in Bezug auf deine Unternehmensziele ab, um die richtige Wahl zu treffen.

Fesselnde Inhalte erstellen

Sobald du dich für ein Format entschieden hast, kannst du mit der Erstellung von Inhalten beginnen. Unabhängig davon, welche Art von Veranstaltung du ausrichtest, solltest du dich darauf konzentrieren, Inhalte zu erstellen, die viele Möglichkeiten bieten für Engagement des Publikums. So stellst du sicher, dass die Teilnehmer/innen bei der Stange bleiben und hast gleichzeitig die Möglichkeit, mit deinem Publikum zu interagieren und Beziehungen aufzubauen.

Werbung für deine virtuelle Veranstaltung

Als Nächstes ist es an der Zeit, Werbung zu machen. Selbst wenn du eine außergewöhnliche Veranstaltung geplant hast, ist sie wertlos, wenn du nicht effektiv das Interesse an der Teilnahme weckst.

Effektive Marketing-Strategien

Auch wenn die Einzelheiten deiner Marketingstrategie davon abhängen, wer deine Zielgruppe ist und wo sie erreicht werden kann, sind kanalübergreifende Kampagnen in der Regel effektiv. Berücksichtige alle Kanäle, die dir zur Verfügung stehen, einschließlich sozialer Medien, E-Mail und Markenpartnerschaften, und entwickle eine Kampagne, die die richtigen Teilnehmer/innen anzieht.

Anmeldung und Nachbereitung

Alle deine Event-Marketing-Aktivitäten sollten sich darauf konzentrieren, die Nutzer zu einer Anmeldeseite zu führen, auf der sie sich für die Teilnahme anmelden können. Aber höre nicht auf, mit den Interessenten in Kontakt zu treten, sobald sie sich angemeldet haben. Halte sie mit Erinnerungen an das Veranstaltungsdatum und mit inhaltlichen Hinweisen bei der Stange, um die Teilnehmerzahl zu erhöhen.

Sicherstellung der technischen Bereitschaft

Virtuelle Veranstaltungen sind auf eine gute technische Vorbereitung angewiesen, um einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten. Eine unzureichende technische Vorbereitung kann dazu führen, dass die Veranstaltung gänzlich scheitert.

Eine Checkliste für eine reibungslose virtuelle Veranstaltung

Der beste Weg, um sicherzustellen, dass dein technisches Setup für die Veranstaltung bereit ist, ist die Erstellung einer Checkliste mit allen wichtigen Punkten, die du in den Wochen vor der Veranstaltung testen kannst. Die Checkliste sollte mindestens die folgenden Punkte enthalten:

• • Teste deine gesamte Hardware und stelle sicher, dass alle, die sie brauchen, funktionierende Webcams und Mikrofone haben
  • Überprüfe die Internetgeschwindigkeit an dem Ort, an dem du die Veranstaltung ausrichtest, und stelle eine angemessene Bandbreite sicher.
  • Mach dich mit deiner Veranstaltungssoftware vertraut, damit du weißt, wie du den Bildschirm freigeben, präsentieren und interaktive Funktionen nutzen kannst.
  • Einen vollständigen Durchlauf der Veranstaltungsinhalte durchführen, einschließlich aller Redner, Videos und Funktionen zur Einbindung des Publikums
  • Bereite eine Liste mit Notfallkontakten und technischen Support-Ressourcen vor, damit du im Falle eines unerwarteten Problems sofort reagieren kannst.

Engagiere deine Audience während der Veranstaltung

Audience Engagement ist der Schlüssel zu einer großartigen Veranstaltung, um das Publikum zu begeistern und nützliche Daten zum Engagement zu sammeln.

Interaktive Funktionen, die die Teilnahme fördern

Nutze alle interaktiven Funktionen, die deine virtuelle Event-Hosting-Plattform bietet, um die Beteiligung des Publikums zu erhöhen. Frage- und Antwortrunden, Live-Umfragen, Publikumsbefragungen und Nebenräume für zwanglose Gespräche können deine Präsentation auflockern und dein Publikum bei der Stange halten.

Halte die Energie hoch

Es ist auch wichtig, dass du die Energie bei deiner virtuellen Veranstaltung hoch hältst, damit deine Teilnehmer/innen nicht das Interesse an dem verlieren, was du sagst. Verwende verschiedene Arten von Inhalten, einschließlich Bilder und Videos. Achte darauf, dass die Übergänge zwischen den einzelnen Abschnitten fließend sind und unterbrich den Inhalt, wenn nötig. 

Erfolg messen und nutzen Analytics

Nachdem deine Veranstaltung vorbei ist, musst du analysieren, wie sie gelaufen ist. So kannst du wertvolle Erkenntnisse gewinnen, die sicherstellen, dass deine Veranstaltungen immer besser und effektiver werden und zu deinen Geschäftszielen beitragen.

Zu überwachende Schlüsselmetriken

Konzentriere dich auf eine ausgewählte Gruppe von Metriken für virtuelle Veranstaltungen die den Erfolg auf der Grundlage deiner ursprünglichen Ziele darstellen. Dazu können die Umwandlung von Anmeldern in Teilnehmer, die Beteiligung an der Veranstaltung und die Klickraten für CTAs gehören. Wenn dein Ziel beispielsweise darin besteht, Meetings mit dem Vertrieb zu buchen, solltest du die Anzahl der gebuchten Meetings und den Verlauf dieser Meetings nach Abschluss der Kampagne aufzeichnen.

Post-Event-Analyse

Nutze alle Daten, die du gesammelt hast, und alle automatischen Einblicke, die dir deine Veranstaltungsplattform liefert, um ein vollständiges Bild vom Erfolg deiner Veranstaltung zu erhalten. Überlege außerdem, ob du mehr Feedback sammeln kannst, indem du Umfragen nach der Veranstaltung an die Teilnehmer verschickst. ON24 bietet Funktionen für die Analyse nach der Veranstaltung und die Nachbereitung, die den gesamten Prozess vereinfachen können.

Die Zukunft der virtuellen Veranstaltungen

Virtuelle Veranstaltungen sind bereits jetzt einer der überzeugendsten Kanäle, um ein Publikum mit effektiven, ansprechenden Inhalten zu erreichen. Sie bieten ein ideales Forum, um mit Interessenten in Kontakt zu treten, einen Mehrwert zu bieten, Konversionen zu fördern und Daten zu sammeln.

Virtuelle Events werden in Zukunft noch effektiver sein, wenn es darum geht, das Publikum anzusprechen. Ausgefeilte Interaktivitätsfunktionen und KI-gestützte Analysen sorgen für bessere Ergebnisse als je zuvor. ON24 wird auch in Zukunft an der Spitze der Branche stehen und den Bereich der virtuellen Veranstaltungen innovativ gestalten, um Unternehmen dabei zu helfen, durch vielfältige Veranstaltungen eine echte Wirkung zu erzielen.

Häufig gestellte Fragen

Was ist die Definition einer virtuellen Veranstaltung?

Eine virtuelle Veranstaltung ist eine Geschäftsveranstaltung, die über eine digitale Plattform wie ON24 abgehalten wird und bei der die Teilnehmer/innen aus der Ferne teilnehmen können. 

Was brauche ich, um eine virtuelle Veranstaltung durchzuführen?

Die beste Art, ein virtuelles Event zu veranstalten, ist die Nutzung einer speziellen Hosting-Plattform wie ON24. Sie bietet eine Reihe von Tools, die die Planung, Durchführung und Analyse virtueller Veranstaltungen reibungslos gestalten.

Wann ist der beste Zeitpunkt für eine virtuelle Veranstaltung?

Der beste Zeitpunkt für eine virtuelle Veranstaltung hängt von deinem Publikum ab, aber unsere Daten zeigen, dass dienstags, mittwochs und donnerstags gegen 11 Uhr PST die besten Chancen auf eine Teilnahme bestehen.