Dein Leitfaden für die Nutzung von Präsenzkonferenzen für virtuelle Veranstaltungen

Konferenzen, Messen und Seminare sind hervorragende Möglichkeiten, um Kontakte zu knüpfen und wichtige persönliche Beziehungen aufzubauen. Aber bei Veranstaltungen vor Ort gibt es immer Einschränkungen, die Marketer/innen beachten müssen. Der erste und wichtigste Punkt ist, dass nicht alle relevanten Zielgruppen in der Lage sein werden, an der betreffenden Veranstaltung teilzunehmen. Budgets, Reisebeschränkungen und die Nähe zu einem Veranstaltungsort wirken sich auf die Teilnahme aus.

Deshalb ist jede Feldveranstaltung - egal wie groß oder klein - digitale Erlebnisse in ihre Strategie einbeziehen sollte. Du hast noch keinen digitalen Ansatz für dein persönliches Event? Keine Sorge: Die Kombination von virtuellen Veranstaltungen und physischenpersönlichen Veranstaltungen ist nicht schwer - Alles, was es braucht, ist ein bisschen Marketing. Hier erfährst du, wie du loslegen kannst:

Was ist eine virtuelle Veranstaltung?

Bevor wir beginnen, sollten wir einige Begriffe klären. Eine virtuelle Veranstaltung ist eine Online-Aktivität, bei der die Teilnehmer/innen über digitale Kanäle mit einer Marke interagieren können. Virtuelle Veranstaltungen können so kurz wie ein 20-minütiges Webinar oder so lang wie ein morgendlicher Gipfel sein. Oft finden sie in Verbindung mit einer persönlichen Veranstaltung statt, manchmal aber auch als eigenständige Veranstaltung.

Was sind die wichtigsten Merkmale einer virtuellen Veranstaltung?

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, virtuelle Veranstaltungen durchzuführen, aber alle haben ein paar gemeinsame Merkmale. Alle virtuellen Veranstaltungen sind:

Digital - Virtuelle Veranstaltungen finden naturgemäß online in einer digitalen Umgebung statt.
Interaktiv - Alle virtuellen Veranstaltungen sollten es den Teilnehmer/innen ermöglichen, Ressourcen herunterzuladen, mit den Referent/innen zu interagieren und sich mit ihrer Umgebung auseinanderzusetzen.
Multimedial - Virtuelle Veranstaltungen zeichnen sich dadurch aus, dass sie multimediale Elemente wie Videos, GIFs, Folien, Musik und mehr enthalten.

Was ist der Unterschied zwischen einem digitalen Erlebnis und einer virtuellen Veranstaltung?

Virtuelle Veranstaltungen und digitale Veranstaltungserlebnisse sind auf den ersten Blick ähnliche Ideen. In der Tat ist ein digitales Event-Erlebnis hat alle Merkmale einer virtuellen Veranstaltung. Aber bei näherer Betrachtung ist der Unterschied zwischen den beiden sehr groß.

Digitale Veranstaltungserlebnisse, zum Beispiel sind aus der Sicht der Endnutzer/innen viel eindringlicher, koordinierter und angenehmer. Sie sind ausgefeilter und konsistenter in ihrer Präsentation als virtuelle Veranstaltungen und ziehen in der Regel eine größere Anzahl von Teilnehmer/innen an.

Virtuelle Erlebnisse sind im Vergleich dazu kurz und unmittelbar. Man kann sich das vorstellen wie den Unterschied zwischen einer großen, mehrtägigen Konferenz und einer Roadshow durch das ganze Land. Beide haben ihren Zweck, aber die eine erzeugt viel mehr Aufsehen.

Ein digitales Team aufbauen

Ganz gleich, ob du dein persönliches Event komplett ins Internet verlegst oder ob du deine physische Präsenz ergänzen willst, ein strukturierter Plan macht den großen Unterschied. Der erste Schritt besteht darin, die wichtigsten Stakeholder in deinen Marketing- und Vertriebsabteilungen zu identifizieren. Hier ist eine Liste mit den Marketingverantwortlichen, die einbezogen werden sollten:

Programmdirektor - Organisiert und entwickelt die Strategie und den Ansatz für digitale/physische Veranstaltungen

Veranstaltungskoordinator - Bestimmt Veranstaltungsthemen und damit verbundene Schwerpunktbereiche

Webinar Manager - Organisiert Webinar-Strategie, Inhaltserstellung und Werbung

Operations/Demand Gen - Einrichten eines Webinars, Webinar-Produktion, Lead-Qualifizierung und Tracking

Für den Verkaufs- und Kundenerfolg lautet die Liste:

Außendienstmitarbeiter - Zur Identifizierung von Zielgruppen, Personas, Konten und Veranstaltungspräsenz

SDRs - Für Webinar- und Event-Engagement, Öffentlichkeitsarbeit, Werbung und Nachbereitung

Customer Success - Für die Nachbereitung von Veranstaltungen, die Organisation von Tests und die Unterstützung

Wenn du alles zusammen hast, überlege dir, wie du dein digitale Veranstaltungserlebnis gestalten willst. In der Regel gibt es drei Optionen, die du in Betracht ziehen kannst, um in dieses digitale Erlebnis zu integrieren:

• • In Verbindung mit deiner persönlichen Veranstaltung
  • Als Erweiterung deines physischen Events
  • Und nach der Veranstaltung können die Teilnehmer Folgendes erleben

Nimm dir auch die Zeit, um die Zielkonten, Zielgruppen und Personas zu identifizieren, mit denen du in Kontakt treten willst.

Inhalte und Branding organisieren

Inhalt

Wenn die Planung abgeschlossen ist, ist es an der Zeit, die Inhalte und das Branding zu organisieren. Die Inhalte sollten in der Regel die Präsentation des Redners/der Rednerin und alle Handouts, die du vor Ort hast, widerspiegeln. Sammle digitale Kopien von relevanten E-Books, Fallstudien, Berichten und Präsentationsfolien und finde auch geeignete virtuelle Inhalte, wie On-Demand-Webinare oder Blogbeiträge.

Jetzt ist es an der Zeit, die Inhalte für deine digitale Event-Erlebnisse. Im Allgemeinen gibt es drei Optionen, die du in Betracht ziehen kannst, wenn du Inhalte über ein digitales Erlebnis bereitstellst. Hier ist eine kurze Übersicht:

Gezielte Landing Pages. Gezielte Landing Pages bieten den Teilnehmern einen kurzen, prägnanten Überblick über deine Präsenz auf einer Veranstaltung, zusammen mit allen relevanten Handouts oder Materialien. Du kannst diese Seiten auch nutzen, um ein Webinar oder eine Aufzeichnung der persönlichen Veranstaltung zu streamen und die Teilnehmer/innen mit Hilfe von Interaktionsmöglichkeiten wie CTAs und virtuellen Visitenkarten direkt mit den Moderator/innen und SDRs in Kontakt zu bringen.

Content Hubs. Wenn du eine größere Veranstaltung, z. B. deine eigene Konferenz, durchführst oder mehrere Sitzungen zu teilen hast, solltest du einen Content Hub wie die Content Hub-Funktion von ON24 nutzen. Mit einem Content Hub kannst du virtuelle Teilnehmer/innen für mehrere Präsentationen während der Veranstaltung anmelden, persönliche Teilnehmer/innen mit Präsentationen versorgen, die sie vielleicht verpasst haben, und - wenn du Gastgeber/in bist - deine Breakout Sessions und Keynotes in Tracks oder Themen organisieren.

Live oder simulierte Webinare. Schließlich gibt es noch die Webinare, die für sich alleine stehen oder in die beiden vorherigen Optionen eingebettet werden können. Webinare können live, simuliv oder on-demand gestreamt werden, aber für Konferenzen ist es am besten, sich auf live und simuliv zu konzentrieren.

Für das Streaming von Live-Webinaren hast du zwei Möglichkeiten: hochwertige Broadcast-Streams oder Webcams. Alles, was du für den Anfang brauchst, ist eine Webcam und, je nach Einrichtung, ein Stativ. Wir empfehlen, Live-Webinar-Präsentationen zunächst über Webcams zu streamen, da sie günstiger, skalierbar und weniger komplex sind als Broadcast-Video. Broadcast-Video eignet sich am besten, wenn deine Organisation der Gastgeber der Konferenz ist und du Keynotes streamen möchtest.

Meistens ist es simulativ, bei dem ein/e Moderator/in seine/ihre Veranstaltung im Voraus für ein virtuelles Publikum aufzeichnetist die sicherste und praktischste Entscheidung. Setzt euch mit euren Redner/innen zusammen, sucht nach Möglichkeiten, das virtuelle Publikum durch Umfragen und Frage- und Antwort-Tools einzubinden und zeichnet die Präsentation auf. Wenn du dann deine Präsentation ausstrahlst, solltest du einen Vertreter bereithalten, der alle Fragen der virtuellen Teilnehmer/innen beantwortet.

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Unabhängig davon, welche Taktik du wählst, solltest du sicherstellen, dass du für deine virtuellen Teilnehmer/innen Funktionen zur Einbindung einbaust. Dazu gehören einfache CTAs, Chatrooms und Frage- und Antwort-Tools bis hin zu leistungsstarken Taktiken wie interaktive Push-Umfragen während einer Präsentation.

Branding

Wenn es um das Branding geht, ist eine Regel wichtig: Konsistenz. Landing Pages, WebinareInhalte und Content-Hubs müssen alle dem Thema oder Design deiner Organisation entsprechen für eine persönliche Veranstaltung. Das gilt auch für materielle Dinge wie das Design des Standes und die Handouts.

Setze dich mit deinem Designer, deinem Designteam oder deiner Agentur zusammen und liste alle Assets auf, die du für dein Branding bei Feldveranstaltungen brauchst. Sobald du diese Elemente identifiziert hast, kannst du sie in dein Design einbauen und Vorlagen erstellen. Auf diese Weise haben die Teilnehmer/innen - ob persönlich oder virtuell - ein einheitliches Erlebnis, egal wo sie mit deiner Marke in Kontakt kommen. Du kannst (und solltest!) diese Vorlagen auch für andere Veranstaltungen wiederverwenden.

Führe deine Veranstaltung durch und wechsle zu On-Demand

Okay, du hast also einen Plan aufgestellt, die Inhalte sind fertig, das Branding ist konsistent und die Leute haben sich angemeldet. Jetzt musst du nur noch dein digitale Veranstaltungserlebnis. Oder?

Zunächst gibt es ein paar Dinge, die du beachten solltest, damit deine Veranstaltungen so reibungslos wie möglich verlaufen. Diese Punkte Dazu gehört das Einrichten von E-Mail-Erinnerungen (vor, während und nach dem Beginn deiner persönlichen Veranstaltung), das Üben von Live-Präsentationen im Voraus, um alle technischen Probleme durchzugehen, die Aufzeichnung und Organisation deiner simulativen Veranstaltungen in Content Hubs und Landing Pages und dein Team darin schulen, wie man virtuelle Teilnehmer/innen anspricht. Aber diese Schritte sollten relativ einfach zu bewältigen sein.

Mit einem organisierten Ansatz sollte deine Veranstaltung reibungslos ablaufen. Vergiss nicht, dir die Zeit zu nehmen, dein virtuelles Publikum einzubeziehen, seine Anwesenheit zu würdigen, Fragen zu beantworten und deine persönlichen Teilnehmer/innen auf dein digitalen Veranstaltungserlebnis für zusätzliche Ressourcen. Wenn die Veranstaltung vorbei ist, musst du sicherstellen, dass deine digitalen Erlebnisse diese Tatsache widerspiegeln. Aktualisiere deine Content Hubs und Landing Pages, um darauf hinzuweisen, dass die Konferenz, die Messe oder das Field Event vorbei ist. Du willst keine Verwirrung über den Status einer Veranstaltung.

Das On-Demand-Element

Anders als bei persönlichen Messen und Konferenzen, digitale Veranstaltungserlebnisse kein Verfallsdatum. Um die Vorteile digitaler Erlebnisse voll auszuschöpfen und die Wirkung deiner persönlichen Veranstaltung zu verlängern, solltest du solltest du einen Plan für den Zugang auf Abruf haben.

Für On-Demand hast du mehrere Möglichkeiten. Am einfachsten ist es, die Aufzeichnungen deiner Veranstaltung in On-Demand-Content-Hubs zum Abruf bereitzustellen. Wenn du aber noch einen Schritt weiter gehen willst, solltest du ein paar Ideen entwickeln, mit denen du deine persönlichen Ressourcen - Redner/innen, Fachexpert/innen und Teilnehmer/innen - erweitern und die Wirkung deiner Veranstaltung verstärken kannst.

Hier sind einige einfach umzusetzende Beispiele, die du live oder on-demand durchführen kannst:

Kaffeegespräch

Ein informelles, Ungezwungenes Gespräch zwischen zwei bis drei Personen für etwa eine halbe Stunde. Das beste Format für einen Coffee Talk ist Video - du brauchst nur eine Webcam oder einen Camcorder und kannst mit der Aufnahme beginnen. Wenn du etwas mehr Aufwand betreiben willst, besorg dir eine HD-Kamera, nimm die Diskussion auf und stelle die Aufnahme auf Abruf zur Verfügung. Wenn du in der Klemme steckst, reicht auch eine Audioaufnahme aus.

Kamingespräch

Ein Fireside Chat ist etwas aufwändiger als ein Coffee Talk und besteht in der Regel aus einer hochwertigen Videoaufzeichnung eines einer lockeren, aber strukturierten Unterhaltung zwischen einem Moderator und ein paar Gästen für etwa eine Stunde. Da an Fireside Chats in der Regel Hauptredner oder hochkarätige Redner beteiligt sind, solltest du dich besonders auf die Qualität der Aufzeichnung konzentrieren.

Fachexperte Keynote

Die Zuhörer lieben Berichte, Diagramme und Statistiken. Eine traditionelle Präsentation, bei der ein Redner präsentiert neue Forschungsergebnisse, Branchentrends, seine Erfahrungen oder andere verwandte Themen vorstellt, ist eine großartige Gelegenheit für ein On-Demand-Engagement. Sprich dazu mit Kunden, internen Experten und Fachleuten aus der Branche und hol dir die Erlaubnis, Präsentationen im Audio- oder Videoformat aufzuzeichnen und die Präsentationsfolien zu teilen.

Extra Q&A-Sitzungen

Zusätzliche Frage- und Antwortrunden sind eine kostengünstige und wirkungsvolle Möglichkeit, um sowohl den persönlichen als auch den virtuellen Teilnehmern einen Mehrwert zu bieten. Schnapp dir eine Webcam, richte einen kleinen Raum ein und nimm dir fünf bis fünfzehn Minuten Zeit, um mit einem Fachexperten zusätzliche Fragen und Antworten durchzugehen. Das ist eine großartige Gelegenheit für sie, wichtige Fragen zu beantworten, für die in den offiziellen Vorträgen keine Zeit war.

Und das war's dann auch schon. Wenn du unter Zeitdruck stehst, solltest du dir die Aktionen heraussuchen, die einfach durchzuführen sind, aber eine große Wirkung auf dein Publikum haben. Das wird die Qualität deines digitalen Veranstaltungserlebnisses mit Sicherheit erhöhen.