Die ultimative Checkliste für die virtuelle Veranstaltungsplanung

Die Planung einer erfolgreichen virtuellen Veranstaltung erfordert andere Fähigkeiten als die Durchführung von persönlichen Treffen.

Sie brauchen sich nicht um einen Veranstaltungsort zu kümmern, Essen und Getränke zu besorgen oder komplette Produktionsanlagen zu mieten. Sie müssen jedoch bestimmte Schritte unternehmen, um sicherzustellen, dass Ihre Veranstaltung ansprechend und gut besucht ist und Ihnen hilft, ein bestimmtes Marketingziel zu erreichen.

Sie brauchen also wahrscheinlich einen Leitfaden für die Planung einer virtuellen Veranstaltung. 

Unabhängig davon, ob Ihr Team aus absoluten Neulingen oder aus Marketingfachleuten besteht, die bereits zahlreiche digitale Erlebnisse geschaffen haben, benötigt jedes Unternehmen eine Checkliste für die Planung virtueller Veranstaltungen. Hier ist Ihre!

Stellen Sie sich vor der virtuellen Veranstaltung Fragen

1. Was ist der Zweck Ihrer Veranstaltung?

Vielleicht wollen Sie ein neues Produkt auf den Markt bringen. Vielleicht müssen Sie ein Bildungs-Webinarveranstalten, Expertenwissen über einen Livestream weitergeben oder Ihre Veranstaltung als Plattform für die Kontaktaufnahme mit neuen Partnern oder Vertriebshändlern nutzen. Wie auch immer, stellen Sie sicher, dass Sie sich über den Zweck Ihrer Veranstaltung 100%ig im Klaren sind, bevor Sie mit der virtuellen Veranstaltung Planungsprozess beginnen.

2. Was sind Ihre Ziele für die Veranstaltung?

Überlegen Sie, was Sie mit Ihrer Veranstaltung erreichen wollen. Die meisten Veranstaltungen zielen beispielsweise darauf ab, den Bekanntheitsgrad einer Marke zu erhöhen, eine Pipeline aufzubauen, Online-Netzwerke zu aktivieren oder die Teilnehmer über ein bestimmtes Thema zu informieren. Entscheiden Sie sich jetzt für Ihre Ziele, dann können Sie Ihren ROI besser verfolgen und nachweisen. Dazu später mehr.

3. Wie hoch ist das Budget?

Sie müssen möglicherweise keine Ausgaben für Catering, Reisekosten oder die Unterbringung der Redner tätigen. Die Planung virtueller Veranstaltungen ist jedoch immer mit Ausgaben verbunden. Berücksichtigen Sie unbedingt die Kosten für Ihre Technologieplattform, da die Qualität der Veranstaltung und ihre reibungslose Durchführung für ihren Erfolg entscheidend sind.

4. Werden Sie Ihre Teilnehmer zur Kasse bitten?

Wenn Sie eine Anmeldegebühr erheben möchten, sollten Sie dies den potenziellen Teilnehmern mitteilen.

5. Wie lange soll Ihre virtuelle Veranstaltung dauern?

Es ist kein Geheimnis, dass die Aufmerksamkeitsspanne der Teilnehmer online kürzer ist. Stellen Sie sich also darauf ein, die Redezeiten zu verkürzen und Ihre Präsentationen mit unterhaltsamen Elementen zu unterbrechen, um die Aufmerksamkeit der Teilnehmer zu erhalten.

6. Welche Zeit eignet sich am besten für Ihre Teilnehmerinnen und Teilnehmer?

Wenn Sie internationale Gäste einladen, müssen Sie überlegen, wie Ihre Veranstaltung in deren Zeitplan passt - vor allem, wenn die Teilnehmer in verschiedenen Zeitzonen leben .

7. Wie werden Sie für Ihre Veranstaltung werben?

Vergessen Sie nicht, dass die Werbung für Ihre virtuelle Veranstaltung ein wichtiger Aspekt bei der Planung virtueller Veranstaltungen ist. Von E-Shots bis hin zu bezahlter Suchmaschinenwerbung gibt es viele Möglichkeiten, Ihre virtuelle Veranstaltung bekannt zu machen und die so wichtigen Anmeldungen zu generieren.

8. Wie wird Ihre Agenda aussehen?

Die Planung der Tagesordnung Ihrer virtuellen Veranstaltung stellt sicher, dass Ihre Redner und Gäste genau wissen, was sie an diesem Tag erwartet.

9. Brauchen Sie einen Hauptredner?

Ein hochkarätiger Redner kann für jede Veranstaltung, ob virtuell oder nicht, eine große Attraktion sein. Berücksichtigen Sie dies bei der Planung virtueller Veranstaltungen.

10. Brauchen Sie einen Sponsor?

Die Einbindung von Sponsoren kann zur Deckung der Veranstaltungskosten beitragen und darüber hinaus Partnerschaften mit Unternehmen außerhalb Ihrer Organisation stärken, indem sie deren Marke hervorragend präsentieren.

11. Wer wird Ihre virtuelle Veranstaltung ausrichten und moderieren?

Wir schlagen vor, einen Hauptmoderator zu ernennen, der die Teilnehmer durch die Sitzung führt und von einem oder zwei Moderatoren unterstützt wird, die helfen können, die Veranstaltung auf Kurs und unter Kontrolle zu halten.

12. Müssen Sie Zeit für eine Fragerunde einplanen?

Abhängig von der Art Ihrer virtuellen Veranstaltungmöchten Sie den Teilnehmern vielleicht die Möglichkeit geben, mit den Referenten zu interagieren und ihre brennenden Fragen zu beantworten. Frage- und Antwortrunden müssen bei der Planung virtueller Veranstaltungen gründlich berücksichtigt werden, um sicherzustellen, dass nicht nur für die Frage- und Antwortrunden selbst, sondern auch für die übrigen wichtigen Aspekte Ihrer Veranstaltung genügend Zeit zur Verfügung steht.

13. Wie können Sie sicherstellen, dass Ihre virtuelle Veranstaltung so reibungslos wie möglich verläuft?

Man kann davon ausgehen, dass die Gäste mit der Anmeldung bei Ihrer virtuellen Veranstaltung vertraut sind und sich sicher in den Funktionen Ihrer Plattform zurechtfinden.

Allerdings kann das Versenden einer Vorab-E-Mail einige Tage vor der Veranstaltung dazu beitragen, dass auch technisch weniger versierte Gäste wissen, was von ihnen verlangt wird.

Achten Sie auch darauf, dass Sie zu Beginn jeder Sitzung Anmerkungen zum "Housekeeping" machen. Hier erklärt der Sitzungsleiter, wie die Teilnehmer mit der virtuellen Veranstaltung interagieren können - von Tools zur Einbindung bis hin zur einfachen Fehlerbehebung -, damit sich jeder mit Ihren Inhalten beschäftigen kann.

Klare Anweisungen tragen dazu bei, Verwirrung zu vermeiden und die Zahl der Fragen zu verringern, die Sie von den Teilnehmern vor Beginn der Veranstaltung erhalten.

Am Tag der virtuellen Veranstaltung

1. Überprüfen Sie Ihre audiovisuelle Ausstattung

Die meisten virtuellen Veranstaltungsplattformen sind unglaublich einfach zu bedienen (und ON24 ist da keine Ausnahme). Testen Sie jedoch unbedingt Ihre Kamera- und Mikrofoneinstellungen, bevor Sie live gehen oder mit der Aufzeichnung beginnen, um Pannen in letzter Minute zu vermeiden.

2. Automatische Untertitelung einschalten

Einer der entscheidenden Faktoren, den viele auf ihrer Checkliste für die Planung virtueller Veranstaltungen vergessen, ist die Aktivierung der automatischen Untertitelung. Dadurch wird sichergestellt, dass Ihre Inhalte für jedes Publikum zugänglich sind. Zur Erinnerung, Die Sprache-zu-Text-Technologie von ON24 kann Untertitel in mehr als 50 Sprachen erzeugen.

3. Überprüfen Sie, ob Ihre Teilnehmer alles haben, was sie brauchen

Wenn es sich um eine Live-Veranstaltung handelt, vergewissern Sie sich gleich zu Beginn der Sitzung, dass alle Gäste die Sitzung wie erwartet sehen, hören und mit ihr interagieren können. Beantworten Sie alle technischen Fragen, bevor die Hauptsitzung beginnt, damit Fragen in letzter Minute den Ablauf Ihrer Veranstaltung nicht stören.

4. Engagieren Sie sich auf Schritt und Tritt mit Ihren Teilnehmern

Variieren Sie Ihre Präsentation, um die Teilnehmer auf Trab zu halten. Unterbrechen Sie lange Präsentationen mit Umfragen, interaktiven Chatboxen, lustigen Spielen und Hinweisen auf unterstützende Ressourcen.

Sie können Ihre Plattform nutzen, um wertvolle Daten zur Interaktion und zum Verhalten aus diesen Funktionen sammeln, um festzustellen, wer am meisten mit Ihren Inhalten interagiert und wie wahrscheinlich es ist, dass diese Personen die von Ihnen gewünschte Aufforderung zum Handeln befolgen.

5. Versuchen Sie Breakouts für intimere Networking-Gelegenheiten

Ermöglichen Sie es den Zuhörern, sich mit Gleichgesinnten auf einer 1:1-Basis zu unterhalten, so wie sie es auch mit anderen Teilnehmern bei einer persönlichen Veranstaltung tun würden. Es gibt eine Vielzahl von Möglichkeiten, wie Sie eine Networking-Sitzung veranstalten können. Zum Beispiel:

• Text-Chat
• Breakout-Räume powered by ON24 Breakouts
• Spezielle Networking-Sitzungen über ON24-Foren kuratieren

Die oben genanntensind allesamt akzeptable Möglichkeiten, um bei einer digitalen Veranstaltung für Vernetzung zu sorgen.

Nach der virtuellen Veranstaltung

1. Versenden Sie eine Umfrage nach der Veranstaltung

Ein kurzer Fragebogen nach der Veranstaltung ermöglicht es den Teilnehmern, ein ehrliches Feedback zu geben. Am besten ist es, den Link zur Umfrage innerhalb weniger Tage nach der Veranstaltung zu verschicken, solange das Erlebnis noch im Gedächtnis ist.

Auf diese Weise können Sie wichtige Daten und Informationen über Ihre virtuelle Veranstaltung sammeln, die Sie für die Planung künftiger virtueller Veranstaltungen nutzen können.

Wenn Sie eine Inspiration für Ihre Umfrage nach der Veranstaltung brauchen, können Sie sich unsere 11 wichtigsten Fragen.

2. Analysieren Sie Ihre Daten

Wie bereits erwähnt, hilft Ihnen Ihre virtuelle Veranstaltungsplattform dabei, alle möglichen Daten zu Ihrer Veranstaltung zu sammeln - und, was ganz wichtig ist, Sie können sehen, wie Ihre Veranstaltung im Verhältnis zu den Zielen, die Sie zu Beginn des Planungsprozesses festgelegt haben, abgeschnitten hat.

Ziehen Sie in Erwägung, Veranstaltungskennzahlen wie die Anzahl der Anmeldungen, die Anzahl der Teilnehmer und die demografischen Daten des Publikums zu überprüfen.(Mit dem Prospect Engagement Profile von ON24 ist das ganz einfach.) Sie können auch demografische Informationen und Daten zum Engagement auf individueller und Kundenebene prüfen, um zu verstehen, wer am meisten von Ihrer virtuellen Veranstaltung profitiert hat.

3. Lernen Sie aus Ihren Daten

Anhand der oben aufgeführten Erkenntnisse können Sie feststellen, wie erfolgreich Ihre Veranstaltung war und wie Sie Ihren Ansatz verbessern können, um beim nächsten Mal bessere Ergebnisse zu erzielen. Vergewissern Sie sich, dass Sie genügend Zeit für die Überprüfung und Analyse Ihrer Ergebnisse aufwenden - und wie erweiterte Analytik Ihre Analyse beschleunigen können.

Als Ergebnis haben Sie nun die Erkenntnisse, die Sie benötigen, um virtuelle Veranstaltungen in Zukunft erfolgreich und ansprechend zu planen.

Sie haben die Checkliste für die virtuelle Eventplanung - jetzt brauchen Sie die Technik. Buchen Sie eine Demo für die virtuelle Veranstaltungsplattform von ON24 hier.