Bleibe mit den Best Practices für Webinare an der Spitze deines Spiels

Der Schlüssel zum Erfolg eines Webinars liegt in der Werbung. Es gibt viele Möglichkeiten, eine Veranstaltung zu bewerben, aber es gibt ein paar wichtige Kanäle, die du nutzen kannst, um die Teilnehmerzahl zu erhöhen. Zum Beispiel kannst du:

• Emails senden
• Bewirb dich über Website-Banner/Chatbot
• Organische soziale Medien nutzen
• Poste auf deinem Corporate Blog
• Fördern Sie soziale Fürsprache durch Ihr Verkaufsteam
• Für Werbung bezahlen
• Mit Partnern koordinieren

Normalerweise solltest du dich auf die Kanäle konzentrieren, über die deine Zielgruppe dich am meisten wahrnimmt. Oft sind das E-Mails und organische soziale Medienkanäle.

Das Wichtigste zuerst: Bevor du mit der Werbung für deine Veranstaltung beginnst, solltest du sicherstellen, dass dein Designteam Werbegrafiken erstellt hat - sowohl für Live- als auch für On-Demand-Promotions -, die du auf deinen bevorzugten Kanälen verwenden kannst.

In diesen Grafiken solltest du den Titel deines Webinars, das Datum und die Uhrzeit, zu der es stattfinden wird, und ein Foto des/der Moderators/Moderatorin angeben.

Je nach Umfang deines Webinars sollten die Werbemaßnahmen etwa drei oder mehr Wochen vor dem Live-Termin beginnen. Planen Sie Werbe-E-Mails mindestens zwei Wochen im Voraus - und scheuen Sie sich nicht, die Formate zu variieren.

In der Regel empfehlen wir, drei bis vier E-Mails mit einer Mischung aus HTML- und reinen Textformaten zu versenden. Verteile diese E-Mails nach Bedarf und sorge dafür, dass sie deine Zielgruppe dann erreichen, wenn sie am ehesten bereit ist, E-Mails zu öffnen und darauf zu antworten.

Gleichzeitig solltest du deine Veranstaltung auch auf deinen eigenen Social-Media-Kanälen bewerben. Hier empfiehlt es sich, den Zuschauern eine Vorschau auf das zu geben, was sie erwartet - entweder im Text deines sozialen Posts oder in einem kurzen Video des Webinarveranstalters.

Abschließend solltest du sicherstellen, dass dein Tracking-System in Ordnung ist. Nutze UTMs, Cookies oder was auch immer du brauchst, um herauszufinden, wie deine Werbemaßnahmen funktionieren und welche Kanäle die meisten Anmeldungen bringen.

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Eine gute Webinarstruktur basiert auf drei Dingen: einem Thema, das bei deinem Publikum Anklang findet, der Geschichte, die du erzählen willst, und den Tools, die dir und deinem Publikum verwertbare Erkenntnisse liefern.

Wie du diese drei Elemente ausbalancierst, ist weitgehend dir überlassen. Du kannst ein Webinarformat veranstalten, das sehr interaktiv ist und wenig auf die Positionierung eingeht, z. B. ein Panel-Webinar oder einen Workshop. Du kannst aber auch ein Webinar veranstalten, das sich ausschließlich auf die Positionierung deines Produkts konzentriert und sich darauf konzentriert, das Engagement und Interesse der Teilnehmer/innen zu messen, wie bei einer Demo.

Hier ist ein Beispiel dafür, wie eine typische Webinarstruktur aussieht:

• Eine kurze Einführung in das Thema des Webinars
• Anmerkungen für das Publikum
• Eine Erweiterung des Themas
• Eine kleine Pause, um das Publikum zu bitten, sich an einer Umfrage zu beteiligen
• Erweiterung des Themas
• Überprüfung der Umfrageergebnisse
• Erweiterung des Themas
• Eine weitere Gelegenheit zum Engagement
• Erweiterung des Themas
• Thema einpacken
• Frage-und-Antwort-Runde

In der Praxis erfordert dies ein gewisses Maß an Planung deinerseits. Es geht nicht nur darum, einen Veranstaltungsplan zu erstellen, sondern auch um die Möglichkeiten, die du in deine Veranstaltung einbinden musst, und um die Ziele, die sie verfolgen.

Du musst zum Beispiel wissen, wann du deinem Publikum eine Umfrage vorstellst, ihnen Zeit gibst, darauf zu antworten (höchstens 10 Sekunden) und an welcher Stelle in deiner Präsentation du auf die Umfrage zurückkommst und ihre Ergebnisse diskutierst.

Die erfolgreiche Verwaltung von Engagement-Möglichkeiten innerhalb eines Webinars erfordert eine enge Koordination zwischen dem Gastgeber und seinem Produzenten.

Abschließend sei noch gesagt, dass es eine Sache gibt, die jeder Moderator in seine virtuellen Veranstaltungen einbauen sollte, egal in welchem Format: Housekeeping.

Housekeeping ist ein kurzer Exkurs zu Beginn einer Veranstaltung, der die Teilnehmer/innen darüber informiert, wie sie mit den Gastgebern und dem Webinar interagieren können. Achte darauf, dass du die CTAs hervorhebst, die Interaktionsmöglichkeiten für die Teilnehmer/innen aufzählst (z. B. Fragen und Antworten, Umfragen, Chats), einen kurzen Überblick über die Themen gibst und ihnen mitteilst, ob deine Veranstaltung auf Abruf verfügbar ist oder nicht.

Housekeeping ist eine einfache, aber wirkungsvolle Methode, um sicherzustellen, dass dein Publikum alle Informationen hat, die es braucht, um mit deiner Marke zu interagieren.

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Die erfolgreiche Durchführung eines Webinars hängt von zwei Dingen ab: Vorbereitung und Übung. Die Vorbereitung sollte die gesamte Marketing-Organisation einbeziehen und reicht von der Festlegung der Ziele und dem Entwurf der Präsentation bis hin zur Einrichtung der Webinar-Konsolen und der Vorbereitung der Fragen für die Fragerunde.

Üben bedeutet, die Präsentation selbst durchzugehen. Auch wenn du ein erfahrener Gastgeber bist, solltest du dir Zeit nehmen, um deine Präsentation zu üben. So kannst du technische Probleme und ungünstige Übergänge in der Präsentation erkennen und sicherstellen, dass alle Teammitglieder auf der gleichen Wellenlänge sind.

Was auch immer du tust, spar nicht am Üben. Hier sind ein paar Dinge, die du beim Üben beachten solltest:

• Vergewissere dich, dass deine Kamera eingeschaltet ist und funktioniert und dass du mit der Dreipunktbeleuchtung gut beleuchtet bist.
• Teste den Ton und vergewissere dich, dass dein Mikrofon dich gut aufnimmt.
• Wenn du Gäste oder ein Podium hast, vergewissere dich, dass ihre Audio- und Videoanlage richtig funktioniert.
• Vergewissere dich, dass deine Folien (falls du welche hast) aktuell sind und hochgeladen wurden.
• Achte auf ungünstige Übergänge oder Pausen in deiner Präsentation
• Übe Antworten auf Q&A-Fragen und mögliche Umfrageergebnisse

Wenn du dein Live-Event veranstaltest, solltest du gut vorbereitet sein. Entspanne dich, habe Spaß und versuche, deinem Publikum eine leichte, lustige Atmosphäre zu bieten.

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Ein Webinar ist nie wirklich vorbei. Nach dem Ende deiner Veranstaltung müssen sowohl dein Marketing- als auch dein Vertriebsteam Maßnahmen ergreifen, um mit Teilnehmern und Nichtteilnehmern in Kontakt zu treten.

Die Vermarkter sollten eine Follow-up-E-Mail an alle Angemeldeten schicken und ihnen einen Link zur On-Demand-Version deiner Veranstaltung geben. Die E-Mails sollten kurz sein und auf den Punkt kommen. Achte darauf, dass du zwischen zwei Zielgruppen unterscheidest:

• Teilnehmerinnen und Teilnehmer
• Nicht Erscheinen

Bedanke dich bei den Teilnehmern für die Teilnahme an deiner Veranstaltung. Sag denjenigen, die nicht erschienen sind, dass es ihnen leid tut, dass sie die Veranstaltung verpasst haben, aber dass sie sie in vollem Umfang per On-Demand ansehen können. Du kannst eine CTA für deine nächste Veranstaltung einfügen, wenn du sie im Voraus geplant hast, aber auch hier gilt, dass eine kürzere E-Mail besser ist.

Gleichzeitig muss auch dein Vertriebsteam die Teilnehmer/innen nachfassen. Der Vertrieb muss jedoch nicht nur schnell handeln, sondern auch genau wissen, was die Teilnehmer/innen von deinem Unternehmen erwarten - wenn überhaupt etwas.

Hier sind Integrationen mit CRMs entscheidend. Indem du deine Webinar-Plattform mit deinem CRM verbindest, kannst du deinem Vertriebsteam die neuesten Daten über die Webinar-Beteiligung - und sogar heiße Leads - nahezu in Echtzeit übermitteln.

Der Vertrieb sollte nur dann Kontakt aufnehmen, wenn ein Teilnehmer während des Webinars eine Frage gestellt hat, angedeutet hat, dass er mit dem Vertrieb in Kontakt treten möchte oder die Kriterien für einen qualifizierten Lead erfüllt. Der Vertrieb sollte seine Kontaktaufnahme darauf abstimmen, wie der Teilnehmer am Webinar teilgenommen hat, und sich als Ressource für die Teilnehmer positionieren.

Nachdem du dich bei Teilnehmern und Nichtteilnehmern gemeldet hast, ist es an der Zeit, für deine Veranstaltung zu werben. Plane Werbeaktionen für soziale Medien, Newsletter, Blogs und mehr. Vergiss nicht, dass deine Veranstaltung eine äußerst wirksame Marketingressource ist - scheue dich nicht, ihre Inhalte für Blogs, E-Books, Whitepapers, Infografiken und mehr zu verwenden.

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