12 asombrosos consejos para aumentar la inscripción y la asistencia a los seminarios web

"Todos los organizadores de eventos virtuales se preguntan en algún momento: "¿Cómo puedo impulsar el registro y aumentar la asistencia?

Afortunadamente, tenemos los datos de nuestro lado. Eche un vistazo al siguiente artículo para saber por qué está cambiando la asistencia a los seminarios web y conozca algunos consejos y tácticas prácticos que puede utilizar para mejorar su estrategia de marketing de seminarios web y aumentar el número de inscripciones para su próximo evento. 

Cómo está cambiando la asistencia a los seminarios web

Una de las principales conclusiones de nuestros Evaluación comparativa de la experiencia digital es que el público se registra pronto en los seminarios web. Esto indica que el comportamiento del público en torno al registro está empezando a volver a la "normalidad" post-pandémica.

Para los profesionales de los seminarios web, esto significa que los ciclos promocionales de los seminarios son cada vez más largos y requieren más contactos, recordatorios y comunicaciones con los posibles asistentes. He aquí un rápido desglose de los motivos:

Los recordatorios son primordiales

Tenemos que facilitar a los asistentes la asistencia a nuestra experiencia. Es importante que los participantes puedan añadir el seminario web a sus calendarios, ya que así dispondrán de más tiempo en sus apretadas agendas profesionales. 

El siguiente paso es enviar un correo electrónico recordatorio del evento. ON24 siempre recomienda enviar un recordatorio cuando se abra el vestíbulo, es decir, 15 minutos antes del evento. Más allá de eso, hay diferentes enfoques. 

Recordar a los inscritos el día o la semana antes del evento puede ser útil si el evento es una certificación en directo o si necesitamos que los asistentes hagan trabajo de preparación de antemano. Así nos aseguramos de que los asistentes tengan todo preparado para que el evento sea un éxito.

Nutrición previa al evento

Con un número cada vez mayor de inscripciones que se producen la semana anterior a un evento o incluso antes, existe la oportunidad de considerar la posibilidad de ofrecer una mini-nutrición a los asistentes para mantener su compromiso en las semanas previas al evento. 

Si el evento que está organizando es una serie, podría dirigir a estos "madrugadores" a ver el evento del mes anterior o dirigirlos a un centro de contenidos con todos los eventos más recientes de esta serie. O, si el seminario web que está organizando no forma parte de una serie, considere otros contenidos relacionados con ese tema, ya sean seminarios web, blogs o libros electrónicos, que podrían ser útiles para ellos antes del evento.

Pida su opinión 

Otra opción es conseguir que el público participe y se entusiasme con los seminarios web. Puede pedir a los asistentes que participen en una encuesta que ayude a determinar las prioridades temáticas del presentador. O pídales que envíen preguntas para debatirlas con antelación. 

Se trata de un consejo especialmente importante si organiza un seminario web en el que los asistentes participarán a través de foros o salas de debate virtuales. También se convierte en una persona automática para "romper el hielo" cuando comienza el debate.

Convertir a los inscritos en asistentes es tanto un arte como una ciencia. Equilibrar los datos de referencia con enfoques de marketing sólidos puede influir significativamente en la conversión del público y en la asistencia en general. Contar con una estrategia sólida para recordar e impulsar interacción previa al evento puede ayudar a llevar sus experiencias al siguiente nivel y hacer que el público vuelva a por más contenido.

Cómo impulsar el registro con correos electrónicos promocionales

1) Envío de promociones

Empiece a enviar sus correos electrónicos promocionales con dos semanas de antelación. Así dispondrá de tiempo suficiente para captar asistentes durante el periodo previo a su evento virtual. Por lo general, debe enviar de tres a cuatro correos electrónicos promocionales. Asegúrese de que cada uno sea diferente del otro, ¡no querrá molestar a sus destinatarios!

Cuando se trata de correos electrónicos, asegúrate de escalonar los envíos en HTML y en texto sin formato. El HTML puede quedar muy bien, sobre todo en los momentos previos a un seminario web, pero los mensajes de texto ofrecen un toque personal y humano que los destinatarios no olvidan.

Humanice sus mensajes de texto en la medida de lo posible, dirigiéndose al destinatario por su nombre y con la firma del orador principal (véase el ejemplo siguiente):

Por último, no se olvide de enviar un correo electrónico "en la valla". Envíe su correo electrónico promocional final el día del seminario web a las personas que han abierto los correos electrónicos anteriores, pero no se registraron. (Enhorabuena al ponente si los escribe él mismo 😉 ).

He aquí otros consejos sobre el correo electrónico promocional que el jefe de Webinerd, Mark Bornstein, destaca en nuestro seminario web "Claves para impulsar el registro y la asistencia a seminarios web."

6 consejos para promocionar un seminario web por correo electrónico:

• • Reconocer el interés sin ser espeluznante
  • Utilice texto sin formato para el enfoque personal: funciona mejor si el correo electrónico lo envía el presentador.
  • Destaque sus seminarios web mediante una serie de envíos de correo electrónico
  • Despierte el interés de los asistentes por el acto en directo
  • Asegúrese de que todos sepan que habrá una grabación del seminario web
  • Compruebe siempre el enlace de registro

2) Personalización del correo electrónico

Personalizar significa añadir un elemento humano a sus correos electrónicos y saber quién es su público y qué tipo de correos electrónicos debe recibir. Por ejemplo, si tiene varios segmentos de destinatarios a los que quiere llegar, haga ligeros cambios en el texto para que cada correo electrónico se adapte a cada uno de ellos.

La personalización puede complicarse rápidamente, sobre todo si su campaña incluye diferentes sectores en diferentes zonas horarias para el mismo evento virtual. Tendrás que saber cómo dirigirte y diferenciar entre prospectos, clientes, verticales, etapas del embudo y más.

3) ¡Prueba, prueba, prueba!

Probar los correos electrónicos es la salsa de la vida del vendedor. Establezca unas cuantas hipótesis y organice algunas pruebas A/B para ver cómo resultan. En nuestro caso, solemos probar desde el diseño y los emojis hasta las líneas de asunto y la hora del día para optimizar el proceso de registro. Asegúrese de centrar sus pruebas en un elemento cada vez. De este modo, podrá aplicar lo que funcione.

He aquí algunos ejemplos con los que jugaremos:

Diferentes diseños

VS

Emoji vs No Emoji

Nota: Si utiliza Marketo, tendrá que generar un código para añadir un emoji a la línea de asunto. Asistente de línea de asunto es una herramienta útil en este sentido.

Diferentes líneas de asunto

Las pruebas A/B son fundamentales para perfeccionar los programas de correo electrónico y constituyen una excelente táctica para afinar la retórica que conecta. Por ejemplo, a menudo utilizamos dos pares de líneas de asunto y preencabezados en nuestros envíos:

• • Línea de asunto A: Convierta los clientes potenciales del seminario web en clientes potenciales
  • Línea de asunto B: Aprenda el arte de convertir clientes potenciales en seminarios web

• • Precabecera A: Inscríbase ahora y aprenda cómo
  • Precabecera B: Inscríbase ahora

Promociones en redes sociales bien hechas

Las promociones en las redes sociales deben comenzar al mismo tiempo que sus correos electrónicos. Así dispondrá de más espacio para compartir su evento. Al promocionar en las redes sociales, no olvides acortar los enlaces URL a las páginas de inscripción mediante servicios como bit.ly y otros.

4) Hashtags

Si vas a utilizar un hashtag (y deberías hacerlo, sobre todo para una serie recurrente), recuerda ser coherente en su uso e incorporar otros hashtags populares para llegar al público objetivo.

5) Programación de entradas

Programa tus mensajes promocionales para que se disparen al menos una vez al día durante el periodo previo al evento. Asegúrate también de incorporar imágenes creativas. Cada imagen debe ser coherente (nada de fotografías de archivo) y estar diseñada para la red social en la que se publique. Echa un vistazo a esta lista de comprobación para obtener más información.

Por último, tenga en cuenta cuándo y dónde se publican sus mensajes en las redes sociales. Por ejemplo, un mensaje publicado a las 11 de la mañana, hora del este, no ayuda mucho a promocionar un evento que se celebra a las 2 de la tarde en Australia.

Nutrición a la carta con seminarios web

6) CTA para el próximo evento

Cada contacto con el contenido es una oportunidad para promocionar su próximo evento. Utilice sus seminarios web para promocionar su próximo evento con herramientas interactivas como el widget CTA de ON24. También puede promocionar el próximo evento al que desea dirigir a los asistentes en un correo electrónico posterior al evento.

Un correo electrónico de confirmación es otra gran oportunidad para dirigir a los asistentes a su seminario web a contenido adicional a la carta, como historias de clientes, seminarios web anteriores y contenido digital con el que puedan interactuar. Esto puede ayudarle a recopilar más información sobre lo que buscan los participantes, como contenidos sobre desarrollo profesional, formación continua o profundización técnica.

Y, por suerte para usted, puede ayudar a animar a las audiencias a continuar su viaje de contenidos con una solución única y centralizada...

7) Centros de contenidos

Centros de contenido, hubs y páginas de recursos, como los de ON24 Engagement Hubson otra buena forma de permitir que los visitantes del sitio web se inscriban en un evento. También puede crear una página de página de próximos eventos o crear blogs previos y posteriores basados en sus seminarios web que añadan oportunidades de inscripción.

Hablando de registrarse, asegúrese de facilitar a los clientes potenciales y a los clientes que digan "sí". Por ejemplo, el registro sin forma proporciona una experiencia de registro fluida y con un solo clic que el público adora (más información a continuación). Mantener a los equipos de ventas al tanto de las actividades de marketing también puede ampliar el alcance de su evento, especialmente si les proporciona medios sociales y recursos creativos que puedan utilizar en su tiempo libre.

8) Nutrir con seminarios web

Por último, se invierte mucha energía en la producción de un seminario web de éxito, así que no deje que ese duro trabajo se eche a perder. Cree flujos de nutrición para sus mejores seminarios web perennes. De este modo, las audiencias de todo el recorrido del comprador pueden disfrutar de una experiencia enriquecedora y de marca. Incluso puede agrupar webinars similares y reutilizarlos en una miniseries o empaquetar un conjunto de seminarios web como guía o plan de lecciones.

Convertir inscritos en asistentes

La inscripción parece difícil, pero puede ser fácil si se compara con la asistencia. Mientras trabaja para convertir a sus posibles asistentes en asistentes reales, recuerde: cada público es diferente, así que una vez más... ¡pruebe, pruebe, pruebe!

He aquí algunas cosas a tener en cuenta:

9) Juegue con los correos electrónicos recordatorios

Los correos electrónicos recordatorios son su mejor aliado cuando se trata de fomentar la asistencia. La mayoría de los inscritos olvidan que se han apuntado a un acto y necesitan un empujoncito para asistir. No olvide enviar recordatorios a grupos diferentes en momentos diferentes. Mis momentos favoritos para enviar correos electrónicos recordatorios son cinco minutos antes o después de que comience un evento o exactamente cuando comienza el evento.

Cuando envíe un correo electrónico recordatorio, tiene dos opciones: personalizado o genérico. Los correos personalizados deben proceder de una persona implicada en el seminario web (normalmente el anfitrión). Los correos genéricos deben ser breves y directos: asista.

10) Recordatorios personalizados frente a genéricos

Solemos dividir estos dos mensajes al 50% el día del seminario web. Envíe una nota rápida del ponente a una mitad y un correo genérico a la otra. He aquí un ejemplo:

VS

11) Incentivar la asistencia

Dependiendo de cuál sea el objetivo de su seminario web, puede incentivar la asistencia con premios, descargas exclusivas o incluso información bloqueada o privilegiada. Asegúrese de informar a los asistentes de que tendrán la oportunidad de ganar premios (botín) u obtener contenido exclusivo durante el seminario web en directo.

12) Juegue con las fechas de sus seminarios web

En ON24, solemos celebrar webinarios los miércoles a las 11 a.m. PT (2 p.m. ET). Los jueves también son un buen momento, pero el momento de celebrar un evento depende de la audiencia. Los viernes también están empezando a tener éxito. Experimente y descubra cuándo le gusta sintonizar a su público.

No lo olvide: el público puede asistir a sus seminarios web en cualquier momento. Asegúrese de que sus seminarios estén disponibles a la carta para que los asistentes puedan sintonizarlos cuando lo deseen. Los mejores resultados de los eventos a la carta se obtienen cuando la visualización posterior es posible en las 24 horas siguientes a la retransmisión en directo.

Otras tácticas para impulsar el registro

Impulsar el registro y la asistencia a los seminarios web es un proyecto complicado. Un buen plan promocional puede funcionar, pero no olvide el otro lado de la ecuación de la inscripción: el formulario de registro. Para ayudarle a perfeccionar sus páginas de destino e impulsar las inscripciones a seminarios web, tenga en cuenta estos consejos:

Perfeccione su formulario de inscripción al seminario web

El formulario de inscripción suele ser la mayor barrera entre usted y su público. La plantilla de formulario de registro habitual para seminarios web es larga, tediosa de rellenar y, a menudo, exige demasiado a los posibles asistentes.

Considere la posibilidad de reducir lo que el campo de formulario pide a su público. ¿Tiene un evento para un sector específico? Puede suprimir el campo "sector". ¿Se pregunta cómo se enteró de su evento la persona que se inscribió? Guarde esa pregunta para la encuesta posterior al seminario web. Ah, ¿y los números de teléfono? Olvídelos. Deje que su público le diga cuándo está listo para reunirse a través de un CTA de "Reservar una reunión".

Por supuesto, los equipos de marketing no deberían eliminar un campo de formulario por su cuenta. Tómate tu tiempo para hablar con el equipo de ventas y discutir lo que *debe* estar en un formulario de registro, lo que es bueno tener y lo que se puede eliminar por completo.

Esta es también una buena oportunidad para considerar los campos de formulario progresivos, que gradualmente piden más información sobre sus registrados a medida que regresan por más contenido.

Registro sencillo con un solo clic

¿Quiere que el público participe en su evento aún más rápido? Pruebe a actualizar la página de registro de su seminario web con un solo clic y sin interrupciones.

La idea detrás del registro con un solo clic es bastante simple: un botón para registrar a los miembros de la audiencia en seminarios web próximos o a la carta. Esta función, exclusiva de ON24 Webcast Elite y Engagement Hub, ofrece a los asistentes a webinars anteriores la opción de hacer clic para registrarse en un evento en línea.

Aproveche Content Hubs interactivos

Anteriormente, mencionamos el uso de centros de contenido para ayudar a las audiencias a continuar sus viajes de contenido. Un buen centro de contenido permite a los visitantes ordenar el contenido por tema del seminario web, tipo de contenido, sector, caso de uso, etc., para que puedan encontrar el contenido que desean.

Estas experiencias digitales son herramientas excelentes para impulsar las conversiones de los seminarios web, no sólo las conversiones a la carta.

Con Live Content, una función de Engagement Hub, los productores de webinars pueden incrustar un webinar en directo directamente en un hub de contenidos para facilitar su visualización. Esta combinación de contenidos en directo y a la carta ofrece a los espectadores los últimos contenidos en directo, al tiempo que pueden acceder y consumir los contenidos a la carta. Especialmente práctico en caso de lanzamiento de un producto.

Y ya está. Sólo recuerde divertirse y experimentar con sus webinars para afinar su camino óptimo de registro y asistencia.