Cómo hacer más accesibles los eventos virtuales

Los eventos virtuales son, por naturaleza, mucho más accesibles que las reuniones en persona.

Sin tener que preocuparse de los desplazamientos ni de las limitaciones impuestas por el lugar de celebración, accesibles los eventos virtuales accesibles suelen ser mucho más fáciles de asistir para invitados de todo tipo, lo que en última instancia le ayuda a ampliar el alcance de su evento.

Sin embargo, como organizadores de eventos, es nuestro deber garantizar que nuestras conferencias digitales, seminarios web, salas de reuniones virtuales y experiencias digitales puedan satisfacer las necesidades de todos los participantes.

¿Pero cómo? Hemos recopilado estos prácticos consejosla lista de control de accesibilidad perfecta para eventos virtuales que su equipo puede utilizar para garantizar que su evento virtual sea sea lo más accesible posible.

1. Pregunte a su público qué necesita

Como parte del proceso de planificación de su evento, dé prioridad a averiguar qué necesitan y esperan sus invitados. Ofrézcales la oportunidad -por ejemplo, a través de un formulario de encuesta- de compartir cualquier limitación o requisito especial que necesiten para que pueda encontrar la manera de atenderles. A su vez, esto puede ayudarle a identificar oportunidades para mejorar la accesibilidad de su evento virtual.

2. Haga saber a todo el mundo lo que puede esperar de su acto

Desde la hora de inicio hasta los requisitos técnicos, tus invitados querrán saber qué pasa mucho antes de que empiece el evento. Envía un correo electrónico (o dos) unos días antes:

• • Horas de inicio y fin
  • Un orden del día claro, con los descansos previstos (más información sobre este tema más adelante).
  • Inicio de sesión e instrucciones
  • Detalles sobre lo que sus invitados necesitarán para unirse a la llamada: por ejemplo, una conexión WiFi estable y un dispositivo móvil o de sobremesa con función de audio.
  • Breve presentación del anfitrión
  • Datos de contacto en caso de que tengan preguntas o problemas

Asegúrese de incorporar lo anterior a la lista de control de accesibilidad de su evento virtual para dar a todos los asistentes suficiente información y tiempo para prepararse para el acto. 

3. No vayas demasiado rápido

Puede que se deba a los nervios o a que tenga que presentar mucho material, pero asegúrese de que usted o su presentador hablan con claridad. Hay que asegurarse de que el presentador enuncie claramente el contenido del acto.

Si ralentiza la presentación, facilitará el seguimiento de la misma a las personas con dificultades auditivas o de comprensión. Otros asistentes también agradecerán las pausas periódicas para poder asimilar una idea y tomar notas más detalladas.

Un ritmo más lento también puede ayudarle a evitar la jerga innecesaria y a enfatizar los puntos importantes a los que quiere que su audiencia preste atención.

4. Establecer subtítulos automáticos

Otro enfoque que puede adoptar para que sus actos sean más accesibles es automatizar los subtítulos para sus actos en directo y establecer subtítulos para los seminarios a la carta. Los subtítulos eliminarán cualquier confusión sobre lo que se dice en las grabaciones y proporcionarán a los hablantes no nativos un punto de referencia más claro durante todo el evento, mejorando así la accesibilidad de su evento virtual.

En ON24, hemos hecho posible que puedas generar subtítulos automáticamente. También puedes editar los subtítulos de los eventos a la carta para garantizar su precisión si es necesario.

5. Comparte tus contenidos en varios idiomas

Los eventos vos eventos virtuales llegan cada vez más a públicos de todo el mundo, lo que significa que a menudo es necesario ofrecer contenidos en distintos dialectos. Asegúrate de que no se pierda nada subtitulando tus contenidos en los idiomas que hablen tus invitados.

ON24 facilita la traducción de subtítulos al permitir la creación automática de archivos de voz a texto en más de 60 idiomas. Los subtítulos también pueden traducirse automáticamente a 62 idiomas.

6. Habilitar una función de chat en directo

A algunas personas les encanta hablar en voz alta durante los debates libres, mientras que otras prefieren escribir a máquina. Utiliza una función de chat en directo para asegurarte de que los escritores de tu grupo también puedan hacer preguntas y compartir ideas.

7. Programar descansos regulares

Cada persona procesa la información a una velocidad diferente. Por eso es tan importante incluir pausas de descanso en los horarios de los eventos. Tanto si deciden utilizar este tiempo para prepararse un café rápido, responder a un par de correos electrónicos o repasar sus notas para reforzar su comprensión, todos agradecerán disponer de un poco de espacio para reponer fuerzas entre presentaciones o debates. Esto no sólo puede ayudar a mejorar la accesibilidad de su evento virtual, sino que también evita que sus asistentes se desconecten a mitad del evento.

8. Prestar apoyo a los asistentes que no dispongan de cámara o micrófono

En primer lugar, si organizas una sala de reuniones virtual, asegúrate de que los asistentes sepan que tienen la opción de ser vistos u oídos a través de los botones de audio y vídeo de tu solución. (Si prefieren permanecer completamente fuera de la pantalla, tampoco pasa nada. Nadie debería verse obligado a activar el audio o el vídeo si no se siente cómodo apareciendo).

En segundo lugar, tendrás que considerar cómo puede diferir tu experiencia para los invitados que no tengan micrófono o cámara en su dispositivo. Pueden obtener el máximo valor de tus contenidos sin participar activamente o puedes ofrecerles una herramienta que les permita interactuar con otros participantes?

Para evitar cualquier problema técnico en Webcast Elite que pueda afectar al éxito de su seminario web por parte del anfitrión, eche un vistazo a nuestra guía para probar la configuración de la cámara web y el micrófono.

10. Proporcionar apoyo a los lectores de pantalla

Los invitados con problemas de visión pueden utilizar lectores de pantalla para describir el contenido en pantalla, por lo que tendrá que asegurarse de que la tecnología que utiliza puede combinar lo que se dice con lo que se muestra.

Hemos desarrollado nuestra plataforma para que sea compatible con los lectores de pantalla más populares y nos hemos comprometido a seguir las directrices de Atributos de Internet Enriquecidos Accesibles (ARIA). Es la única manera de asegurarnos de que nuestra plataforma eventos virtuales accesibles ofrezcan una experiencia clara y fluida a los usuarios ciegos o con baja visión.

11. Permitir la personalización de la consola del seminario web

Los asistentes deben poder ajustar lo que ven en pantalla para disfrutar de la mejor experiencia posible. Su plataforma debe darles la opción de aumentar el tamaño de las fuentes, modificar los contrastes de color o mover las herramientas de interacción por la pantalla para que puedan centrarse en el contenido principal. (Por suerte, ON24 permite a los invitados hacer todo esto y mucho más).

12. Enviar transcripciones con las grabaciones de los actos

Es práctica común enviar una grabación de su seminario web a todos sus invitados una vez que la llamada ha tenido lugar. Pero, ¿por qué no ayudarles aún más ofreciéndoles una transcripción de todo el evento? ON24 facilita la transcripción de eventos de hasta 90 minutos de duración.

13. Facilitar a los asistentes el acceso a otros contenidos

Su estrategia de contenidos continua es una parte crucial de su embudo; mejorará la experiencia de los asistentes con su marca y les mantendrá interesados en todo lo que tiene que ofrecer.

Por eso es tan importante agilizar el proceso de registro todo lo posible. Para solucionar este problema, el equipo de ON24 ha introducido una función de registro con un solo clic que permite a los usuarios acceder a cualquier seminario web que deseen, sin tener que pasar por el mismo laborioso proceso cada vez que quieran ver algo nuevo.

Puede obtener más información sobre esta función y sobre cómo fomenta una mayor interacción con nuestro Engagement Hub, aquí.

Esperamos que esta lista de control de accesibilidad para eventos virtuales le sirva de guía a usted y a su equipo de eventos para conseguir experiencias más inclusivas. En ON24, nos centramos en el cumplimiento de las actuales Pautas de Accesibilidad al Contenido en la Web. Más información sobre lo que hacemos para que nuestros eventos sean inclusivos en nuestra página de Accesibilidad accesibilidad.