Guía paso a paso: Cómo organizar eventos virtuales con éxito

Los eventos virtuales proporcionan a las empresas una forma cómoda de conectar con el público de todo el mundo y ofrecer contenidos valiosos y atractivos. También proporcionan a las empresas información valiosa sobre la audiencia basada en datos de origen y en interacción . 

Pero organizar un evento virtual con éxito requiere planificación y un profundo conocimiento de cómo utilizar eficazmente las herramientas que tiene a su disposición. 

Hemos creado esta guía sobre la organización de eventos virtuales para mostrarle cómo se hace. En ella, cubrimos los aspectos básicos de los eventos virtuales, trazamos una guía paso a paso sobre la organización y explicamos cómo puede asegurarse de que su evento virtual tenga un impacto mensurable.

¿Qué es un acto virtual?

Como concepto, un evento virtual describe cualquier situación en la que participantes remotos se conectan a una plataforma para participar en una actividad organizada en línea. A menudo, el término "evento virtual" se utiliza como sinónimo de seminarios web y conferencias virtuales. 

Pero los eventos virtuales pueden ser más. Como término paraguas, puede englobar conferencias del sector, talleres sobre productos, simposios, ayuntamientos, sesiones de formación para socios y mucho más. Todo lo que se necesita es una plataforma de alojamiento de eventos virtuales.

A menudo, los eventos virtuales forman parte de las campañas de marketing de eventos, diseñadas para atraer a un público y ofrecer contenidos valiosos al tiempo que se promociona un producto, servicio o marca. 

¿Cuáles son los distintos tipos de eventos virtuales?

Al igual que los eventos en persona, los eventos virtuales adoptan todo tipo de formas. Estos son algunos de los tipos más comunes utilizados por las empresas, junto con un breve resumen de lo que implican:

• • Seminarios en línea: Eventos en línea en los que un único ponente o un grupo de ponentes ofrece una presentación en directo o pregrabada a una audiencia remota.
    
  • Conferencias virtuales: Una forma digital de la típica conferencia empresarial centrada en el intercambio de conocimientos y la creación de redes.
    
  • Talleres: Eventos educativos orientados a proporcionar orientación o consejos prácticos, ya sea sobre un producto específico o sobre un proceso.
    
  • Ferias comerciales virtuales: Una exposición digital que reúne a asistentes remotos de una industria específica, donde pueden compartir ideas o mostrar productos.
    
  • Actos de creación de redes: Un evento centrado en facilitar las oportunidades de creación de redes entre asistentes remotos.

¿Cuáles son las ventajas de los eventos virtuales?

El sector de los eventos virtuales está creciendo rápidamenteen parte debido a los beneficios únicos que ofrecen los eventos virtuales en comparación con los eventos tradicionales en persona. Esos beneficios incluyen:

• • Rentabilidad: Los eventos virtuales eliminan muchos de los costes asociados a la celebración de un evento empresarial tradicional, incluido el importante coste de un local. Esto significa que son accesibles para empresas de todos los tamaños y perfectos para su uso en el marketing de eventos centrado en el retorno de la inversión.
    
  • Amplio alcance: Los eventos virtuales eliminan muchas de las barreras típicas que pueden limitar la asistencia a los eventos presenciales, incluido el coste de los viajes. Eso significa que pueden generar mejores índices de asistencia, con un alcance geográfico prácticamente ilimitado.
    
  • Análisis mejorados: Los eventos virtuales organizados con una plataforma dedicada ofrecen valiosos análisis que detallan quién asistió y cómo se relacionó con el contenido. Estos datos pueden utilizarse para mejorar las estrategias de marketing de eventos y aplicarse a otras campañas de marketing.

Qué buscar en una plataforma de eventos virtuales

Las plataformas de eventos virtuales están diseñadas para facilitar la organización de un evento virtual. Por lo general, incluyen la funcionalidad básica necesaria para crear y retransmitir sin problemas. Sin embargo, hay algunas características clave en las que fijarse a la hora de elegir qué plataforma utilizar.

Una de las características más importantes es la integración de elementos interactivos directamente en su evento. Estas características garantizan que pueda implicar eficazmente a su público durante el evento, ya sea a través de encuestas en directo, chats de grupo, salas de debate o incluso chats de vídeo en directo. 

También son importantes las integraciones de llamada a la acción (CTA), que incitan a su público a pasar a la acción. Las plataformas integrales de organización de eventos como ON24 también incluyen funciones para crear páginas de destino personalizadas para que actúen como destinos de las CTA del evento.

Otra característica clave son los análisis de datos incorporados, que maximizan el valor que obtiene de su evento virtual al ofrecerle información posterior como la tasa de interacción y las conversiones. Cuanto más detalladas sean las funciones de análisis, mejor.

Otras características como las herramientas de localización de eventos, la personalización de eventos y una plataforma integrada de reutilización de contenidos también pueden resultar útiles.

Guía paso a paso para organizar con éxito un evento virtual

Esta guía paso a paso le ayudará a asegurarse de que aprovecha al máximo la oportunidad que le ofrece organizar un evento virtual.

Planificación de su evento virtual

Organizar un evento virtual implica en primer lugar una cuidadosa planificación para garantizar que se sientan las bases del éxito.

Formato y estructura del acto

El primer paso es decidir qué tipo de evento virtual va a organizar: un seminario web, un taller, una conferencia o algo totalmente distinto. También querrá saber qué tipos de formatos de contenido incluirá. ¿Incluirá debates magistrales? ¿Panelistas? ¿Charla al aire libre? Considere las opciones y sus pros y contras relativos en relación con sus objetivos empresariales para tomar la decisión correcta.

Crear contenidos atractivos

Una vez decidido el formato, puede empezar a crear contenidos. Sea cual sea el tipo de evento que organice, céntrese en crear contenidos que ofrezcan muchas oportunidades a audiencia interacción. Esto garantizará que los asistentes permanezcan atentos al tiempo que le dará la oportunidad de interactuar con su público y desarrollar relaciones.

Promoción de su acto virtual

A continuación, es hora de empezar a promocionarlo. Incluso si ha planeado un evento excepcional, no servirá de nada a menos que despierte efectivamente el interés por asistir a él.

Estrategias de marketing eficaces

Aunque los detalles de su estrategia de marketing dependerán de quién sea su público y de dónde se pueda llegar a él, las campañas multicanal suelen ser eficaces. Considere todos los canales a su disposición, incluidos los medios sociales, el correo electrónico y las asociaciones de marca, y construya una campaña que atraiga a los asistentes adecuados.

Registro y seguimiento

Todas sus actividades de marketing de eventos deben centrarse en conducir a los usuarios a una página de inscripción donde puedan apuntarse para asistir. Pero no deje de interactuar con los posibles participantes una vez que se hayan inscrito. Manténgalos enganchados con recordatorios de la fecha del evento y teasers de contenido para maximizar la asistencia.

Garantizar la preparación técnica

Los eventos virtuales dependen de una sólida preparación técnica para garantizar su buen funcionamiento. La falta de preparación técnica puede hacer que el evento fracase por completo.

Una lista de control para un evento virtual sin contratiempos

La mejor manera de garantizar que su configuración técnica esté lista para el evento es crear una lista de comprobación que cubra todas las consideraciones clave que hay que probar, lo que puede hacer en las semanas previas a la fecha del evento. Incluya como mínimo lo siguiente en su lista de comprobación:

• • Pruebe todo su hardware, asegurándose de que todo el que lo necesite tenga cámaras web y micrófonos que funcionen.
  • Compruebe la velocidad de Internet en el lugar desde el que vaya a celebrar el acto, asegurándose de que dispone del ancho de banda adecuado.
  • Familiarícese por completo con su software de organización de eventos para saber cómo compartir la pantalla, presentar y utilizar las funciones interactivas
  • Realice un repaso completo del contenido del evento, incluidos todos los espacios para ponentes, vídeos y funciones para el público interacción
  • Prepare una lista de contactos de emergencia y recursos de asistencia técnica para estar preparado para responder en caso de un problema inesperado.

Involucre a su Audience durante el acto

Audience interacción es la clave de un gran evento, maximiza la experiencia del público y recopila datos útiles interacción .

Funciones interactivas que mejoran la participación

Aproveche al máximo todas las funciones interactivas que le ofrece su plataforma de organización de eventos virtuales para impulsar la participación de la audiencia. Las sesiones de preguntas y respuestas, los sondeos en directo, las encuestas a la audiencia y las salas de descanso para conversaciones informales pueden interrumpir su presentación para mantener el interés de su público.

Mantener la energía

También es importante tratar de mantener alta la energía en su evento virtual para que sus asistentes no pierdan el interés por lo que está diciendo. Utilice diversos tipos de contenido, incluidas imágenes y vídeos. Procure que las transiciones entre secciones sean fluidas y organice pausas en el contenido si es necesario. 

Medición del éxito y aprovechamiento Analytics

Una vez finalizado su evento, debe analizar cómo ha ido. Esto puede proporcionarle una perspectiva inestimable que garantice que sus actos sigan siendo mejores y más eficaces a la hora de contribuir a sus objetivos empresariales.

Métricas clave a vigilar

Centrarse en un grupo selecto de métricas de eventos virtuales que representen el éxito en función de sus objetivos iniciales. Podrían incluir la conversión de inscritos en asistentes, en el evento interacción, y las tasas de clics en las CTA. Si su objetivo es reservar reuniones con ventas, por ejemplo, asegúrese de tener una lectura del número de reuniones reservadas y de cómo fueron esas reuniones una vez finalizada la campaña.

Análisis posterior al acontecimiento

Utilice todos los datos que haya recopilado y cualquier información automática que le proporcione su plataforma de organización de eventos para crear una imagen completa del éxito de su evento. Además, considere si puede recoger más opiniones enviando encuestas posteriores al evento a los asistentes. ON24 incluye funcionalidades para el análisis posterior al evento y el seguimiento de los asistentes que pueden facilitar todo este proceso.

El futuro de los eventos virtuales

Los eventos virtuales son ya uno de los canales más atractivos para llegar a un público con contenidos eficaces y atractivos. Proporcionan un foro ideal para conectar con los clientes potenciales, ofrecer valor, impulsar las conversiones y recopilar datos.

Los eventos virtuales serán aún más eficaces a la hora de captar audiencias en el futuro, con funciones de interactividad más sofisticadas y análisis impulsados por la IA que conseguirán mejores resultados que nunca. ON24 seguirá estando a la vanguardia del sector, innovando el espacio de los eventos virtuales para ayudar a las empresas a conseguir un impacto real a través de eventos diversos.

Preguntas frecuentes

¿Cuál es la definición de acontecimiento virtual?

Un evento virtual es un acto empresarial organizado mediante una plataforma digital como ON24, que permite a los asistentes participar a distancia. 

¿Qué necesito para organizar un acto virtual?

Utilizar una plataforma dedicada al alojamiento de eventos virtuales como ON24 es la mejor forma de organizar un evento virtual. Ofrece un conjunto de herramientas diseñadas para que la planificación, el alojamiento y el análisis de los eventos virtuales se realicen sin problemas.

¿Cuál es el mejor momento para organizar un acto virtual?

El mejor momento para organizar un evento virtual depende de su público, pero nuestros datos muestran que los martes, miércoles y jueves en torno a las 11 a.m. PST ofrecen la mejor oportunidad de asistencia.