El libro de jugadas previo al evento: El arte de la planificación y promoción de seminarios web

En la lista de tareas de hoy: Crear una estrategia de planificación y promoción para seminarios web. Suena bastante fácil para los profesionales del marketing B2B, especialmente en la era de la IA, ¿verdad?

Pero desarrollar un plan para un seminario web con éxito es un arte, no sólo una serie de elementos de una lista de comprobación a la espera de ser tachados. Desarrollar un plan sólido implica tener en cuenta factores como personalizaciónlos correos electrónicos y los plazos, además de desviar la atención del seminario web en sí hacia los objetivos de marketing.

¿No está seguro de por qué categoría empezar primero? Mark Bornstein, vicepresidente de marketing de ON24, presentó los ingredientes secretos, y los pasos clave, para crear una sólida estrategia de promoción de seminarios web durante la Experiencia ON24 2024. Esto es lo que tenía que decir: 

Importancia de la planificación

La creación de una estrategia de planificación y promoción puede dividirse en estos tres segmentos:

1. 1. Plan
   2. Promueva
   3. A la carta interacción

Paso 1: La planificación es más importante para el proceso del seminario web de lo que cree. De hecho, cuando elabora un plan de seminario web, en realidad está identificando su objetivo final, toda la razón por la que decide crear un seminario web en primer lugar.

Por ejemplo, ¿qué KPI busca? ¿Es un nivel de interacción, más citas o inscripción? Una vez que averigüe su objetivo, podrá empezar a determinar qué tipo de contenido es el mejor y cómo debería hablar de él. Las CTA específicas pueden ayudarle a alcanzar su objetivo y pueden indicar a los usuarios que se inscriban para una nueva demostración o que asistan a seminarios web adicionales a petición.

Paso 2: Decidir los métodos de promoción como los correos electrónicos, las redes sociales, el esfuerzo de pago y/u orgánico forman parte de su estrategia de marketing para ayudarle a alcanzar su objetivo y sí, aumentar su asistencia.

Paso 3: Parte de la etapa de planificación es averiguar qué hacer después de que finalizado el seminario web. Su seminario web no es sólo uno y ya está; tiene que identificar cómo quiere relacionarse con su audiencia después del evento. Los seguimientos de ventas y marketing son especialmente cruciales, dice Bornstein.

Personalización y Segmentation

Incluso con las mejoras y la transformación de la IA, hay mucho más que se puede hacer con la personalización hoy en día. Bornstein recuerda a los profesionales del marketing B2B que deben empezar siempre por la vieja pregunta: ¿Quién es nuestro público? Una vez determinada la audiencia, los profesionales del marketing B2B pueden discutir cómo quieren hablar a los miembros de su audiencia. Estas son algunas de las preguntas que hay que hacerse:

• ¿Deberíamos segmentar nuestra audiencia?
• ¿Podemos hablar o comprometernos con nuestro público de diferentes maneras?
• Incluso si nos dirigimos a un gran grupo de personas en un único acto, ¿estamos promocionando este único acto ante un gran grupo de personas?

Determinados sectores o industrias pueden requerir formatos de seminario web diferentes. Tal vez tenga más sentido un único ponente en lugar de un panel más amplio. Algunos seminarios web se centran más en las actualizaciones del estado de la industria, mientras que otros se centran más en las mejores prácticas. 

Sea cual sea su formato, debe seguirlo después de haber identificado a su público y sus necesidades. Bornstein afirma: "Trazar un mapa de los formatos de los programas en función de las necesidades de la audiencia, creo que es fundamental. Y puede mapearlos por etapa del embudo, puede mapearlos por tipo de audiencia".

"Mapear los formatos de los programas según las necesidades de la audiencia, creo, es fundamental. Y se pueden mapear por etapa del embudo, se pueden mapear por tipo de audiencia". - Mark Bornstein, vicepresidente de marketing, ON24

Planificación detallada y calendario

Hablemos de plazos. Bornstein destaca el briefing inicial como el lugar donde todo empieza y comparte su visión de lo que ocurre entre bastidores en ON24. Un brief exitoso en ON24 incluirá todos los entregables, la propiedad, las fechas y los objetivos con "hitos de producción" para su finalización.

Establecer hitos clave es importante porque los profesionales del marketing B2B se enfrentan a múltiples partes móviles. Están los aspectos creativos que incluyen el diseño y la copia, incluyendo resúmenes, correos electrónicos y páginas de destino que a menudo necesitan pasar por múltiples revisiones y rondas dentro de diferentes departamentos. A menudo están implicados todos, desde los responsables de marketing hasta los diseñadores y los juristas, por lo que los plazos son cruciales.

Esencialmente, los plazos ayudan a que el proceso sea más fluido para todos los implicados. Bornstein nos dice que "al reducir el caos, se reduce el estrés".

"Al reducir el caos, se reduce el estrés". - Mark Bornstein, vicepresidente de marketing, ON24

Estrategia de promoción

Impulsar el registro y la asistencia es clave. Después de todo ese duro trabajo de hacer malabarismos con las múltiples partes móviles de su informe, querrá asegurarse de que los espectadores acudan, ¿verdad? En realidad, dice Bornstein, conseguir que la gente asista no es el objetivo. El objetivo es el KPI que usted fije justo al principio del viaje de planificación y promoción.

Por ejemplo, si su objetivo es interacción, y consigue que 2.000 personas se inscriban en su seminario web, pero nadie hace clic ni toca sus CTA, las reuniones de seguimiento con ventas no se van a producir. Claro, puede que haya satisfecho su asistencia, pero ¿ha satisfecho su objetivo principal de interacción? 

Por eso es importante contar con una sólida estrategia de promoción que no sólo le asegure asistentes, sino que satisfaga su objetivo final. 

Estrategias de correo electrónico

Cuando se trata de captar a sus clientes potenciales en un momento de receptividad, es fundamental contar con una línea de asunto sólida. Según Bornstein, "El arte y la ciencia de impulsar el registro en un seminario web es atrapar a sus clientes potenciales en un momento de receptividad". 

La realidad es que los profesionales del marketing B2B no saben dónde va a estar su público cuando abra y lea ese mensaje inicial. Por lo tanto, las líneas de asunto son la primera línea de comunicación entre usted y un posible inscrito.

He aquí de qué otra forma puede conseguir que su estrategia de correo electrónico sea eficaz:

• • Considere la segmentación: Si ha dividido a su audiencia en diferentes grupos, cree flujos de correos electrónicos únicos para cada uno de sus segmentos.
  • Planifique para los encuestados en la valla (OTF): Algunas personas harán clic en el botón "inscríbase ahora", pero sólo el 50% se inscribirá realmente. Envíe un correo electrónico específico a los que no hayan completado totalmente la inscripción y ofrézcales un último llamamiento de por qué deberían asistir.
  • Sea conciso: Mantenga las primeras líneas de su correo electrónico breves y al grano. Lo más importante que quiere que sepan sus lectores debe estar escrito en la primera línea del correo electrónico.
  • Incluya varios enlaces: Algunas personas prefieren hacer clic en el cuerpo del mensaje, mientras que otras hacen clic en los enlaces situados en la parte inferior del correo electrónico. Asegúrese de que hay algo para todos.

Creación de una sólida combinación promocional

Aprovechar los canales pagados, compartidos, orgánicos y sociales forma parte del éxito de una campaña promocional. La mayoría del público pasa más tiempo en las redes sociales que en sus bandejas de entrada, así que asegúrese de llegar a ellos allí donde se encuentran. Crear entradas de blog antes o después del evento también es una forma estupenda de dirigirlos al evento en sí. El objetivo es la variedad. Y si eso le parece una gran tarea, existe la IA para ayudarle.

Uso de la IA en la creación de contenidos

Los ciclos promocionales largos son la estrategia de marketing más eficaz; atrás quedaron los días en los que un periodo promocional de dos semanas era suficiente. Según el Informe de puntos de referencia sobre el compromiso digital de ON24 2024para Norteamérica, el 28% de las personas que se inscribieron en un seminario web lo hicieron con 15 días o más de antelación. Bornstein afirma: "Si sólo promociona su seminario web durante dos semanas, se está perdiendo una parte potencial gigantesca de su audiencia".

Sí, un ciclo promocional más largo puede significar un poco más de trabajo, pero también significa que los profesionales del marketing B2B pueden alcanzar su objetivo original. Afortunadamente, el motor de contenidos y Analytics impulsado por IA (ACE) pueden ayudar con el pesado trabajo del contenido. ON24 Smart Text puede ayudarle sugiriéndole líneas de asunto, títulos de seminarios web, textos de resúmenes y textos promocionales para que pueda empezar a escalar su promoción de forma más eficaz.

"Si sólo promociona su seminario web durante dos semanas, se está perdiendo una parte potencial gigantesca de su audiencia". - Mark Bornstein, vicepresidente de marketing, ON24

Promoción posterior al seminario web

La promoción posterior al seminario web es una parte clave de su estrategia de planificación y promoción. Tanto seminarios web a la carta como la creación de centros de contenidos a la carta son formas de seguir interactuando con su audiencia mucho después de que el evento en directo, o simulacro de evento, haya concluido. Y, por supuesto, la IA puede ayudar a crear nuevas formas de contenido para seguir impulsando interacción.