La lista definitiva de planificación de eventos virtuales

Planificar con éxito un evento virtual requiere un conjunto de habilidades diferente al de las reuniones en persona.

No tendrá que preocuparse de conseguir un local, organizar la comida y las bebidas o contratar montajes de producción a gran escala. Sin embargo, tendrá que tomar ciertas medidas para asegurarse de que su evento sea atractivo, cuente con una buena asistencia y esté diseñado para ayudarle a alcanzar un objetivo de marketing específico.

Así que probablemente necesite una guía sobre cómo planificar un evento virtual. 

Tanto si su equipo está lleno de completos novatos como de expertos en marketing que han creado montones de experiencias digitales en su tiempo, toda organización necesita una lista de comprobación para la planificación de eventos virtuales. ¡Aquí tiene la suya!

Hágase preguntas antes del evento virtual

1. ¿Cuál es el objetivo de su evento?

Quizá desee lanzar un nuevo producto. Tal vez necesite organizar un seminario web educativo, compartir opiniones de expertos a través de una retransmisión en directo o utilizar su evento como plataforma para conectar con nuevos socios o distribuidores. En cualquier caso, asegúrese de tener claro al 100% el propósito de su evento antes de comenzar el evento virtual virtual.

2. ¿Cuáles son sus objetivos para el evento?

Piense en lo que quiere conseguir con su sesión. Por ejemplo, la mayoría de los eventos están diseñados para aumentar el conocimiento de la marca, crear canalizaciones, activar la creación de redes en línea o informar a los asistentes sobre un tema concreto. Decida sus objetivos ahora y estará en mejor posición para hacer un seguimiento y demostrar su ROI. Más sobre esto más adelante.

3. ¿Cuál es el presupuesto?

Puede que no tenga que gastar en catering, gastos de viaje o alojamiento de los oradores. Sin embargo, la planificación de eventos virtuales sigue implicando gastos. Asegúrese de tener en cuenta el coste de su plataforma tecnológica, ya que la calidad del acto y su perfecta realización serán fundamentales para su éxito.

4. ¿Va a cobrar a los asistentes?

Si decide cobrar una cuota de inscripción, asegúrese de comunicarlo a los posibles asistentes.

5. ¿Qué duración deberá tener su acto virtual?

No es ningún secreto que los asistentes tienen lapsos de atención más cortos en Internet, así que prepárese para acortar los turnos de los oradores e intercalar sus presentaciones con elementos divertidos para mantener a todos atentos.

6. ¿Qué hora funcionará mejor para sus asistentes?

Si invita a invitados internacionales, tendrá que considerar cómo encajará su evento en sus horarios, especialmente si los asistentes viven en zonas horarias diferentes.

7. ¿Cómo promocionará su sesión?

No olvide que la promoción de su evento virtual es un aspecto clave en la planificación del mismo. Desde los e-shots hasta la publicidad de pago en las búsquedas, hay muchas formas de hacer correr la voz sobre su evento virtual y generar esas inscripciones tan importantes.

8. ¿Cómo será su agenda?

La planificación de la agenda de su evento virtual garantizará que sus ponentes e invitados sepan exactamente qué esperar ese día.

9. ¿Necesita un orador principal?

Un orador de alto calibre puede ser un gran atractivo para cualquier evento, virtual o no. Téngalo en cuenta a la hora de planificar un evento virtual.

10. ¿Necesita un patrocinador?

Conseguir la participación de patrocinadores puede ayudar a cubrir los costes del evento, por no mencionar que refuerza las asociaciones con empresas ajenas a su organización al proporcionar una excelente exposición a su marca.

11. ¿Quién va a acoger y moderar su acto virtual?

Sugerimos designar un anfitrión principal que guíe a los asistentes a lo largo de la sesión, con el apoyo de uno o dos moderadores que puedan ayudar a mantener el evento encauzado y bajo control.

12. ¿Necesita reservar tiempo para una ronda de preguntas y respuestas?

Dependiendo de la naturaleza de su evento virtuales posible que desee dar a los asistentes la oportunidad de interactuar con sus ponentes y obtener respuesta a sus preguntas más candentes. Las sesiones de preguntas y respuestas deben tenerse muy en cuenta a la hora de planificar eventos virtuales para garantizar que haya tiempo suficiente no sólo para las preguntas y respuestas en sí, sino también para el resto de los aspectos clave de su evento.

13. ¿Cómo puede asegurarse de que su evento virtual se desarrolle lo mejor posible?

Es fácil suponer que los invitados estarán familiarizados con la forma de iniciar sesión en su evento virtual y que podrán orientarse con confianza por las funciones de su plataforma.

Dicho esto, enviar un correo electrónico "Saber antes de ir" varios días antes de la sesión puede ayudar a los invitados menos expertos en tecnología a familiarizarse con lo que se les pide.

En ese mismo sentido, asegúrese de incluir notas de "tareas domésticas" al principio de cada sesión. Aquí es donde el anfitrión de la sesión explica cómo pueden interactuar los asistentes con el evento virtual -desde las herramientas deinteracción hasta la resolución de problemas sencillos- para que todos puedan involucrarse con su contenido.

Unas instrucciones claras le ayudarán a evitar confusiones y a reducir el número de preguntas que reciba de los inscritos antes de que comience el acto.

El día del acto virtual

1. Compruebe su configuración audiovisual

La mayoría de las plataformas de eventos virtuales son increíblemente fáciles de usar (y ON24 no es una excepción). Pero asegúrese de probar la configuración de su cámara y micrófono antes de salir en directo o de empezar a grabar para evitar cualquier contratiempo de última hora.

2. Activar el subtitulado automático

Uno de los factores cruciales que muchos olvidan en su lista de comprobación de planificación de eventos virtuales es activar los subtítulos automáticos. Esto garantizará que su contenido sea accesible para todos los públicos. Recuerde, la tecnología de voz a texto de ON24 puede generar subtítulos en más de 50 idiomas.

3. Compruebe que sus asistentes tienen todo lo que necesitan

Si su evento es en directo, compruebe que todos sus invitados pueden ver, oír e interactuar con la sesión tal y como se espera desde el principio de la misma. Responda a cualquier pregunta técnica antes de que comience la sesión principal para que las dudas de última hora no interrumpan el flujo de su evento.

4. Comprométase con sus asistentes en todo momento

Cambie la presentación para mantener a los participantes en vilo. Interrumpa las presentaciones largas con encuestas, casillas de chat interactivas, juegos desenfadados y señalizaciones a recursos de apoyo.

Puede utilizar su plataforma para recopilar valiosos datos de interacción y de comportamiento de estas funciones para ayudarle a determinar quién interactúa más con su contenido y qué probabilidades hay de que realicen la llamada a la acción deseada.

5. Pruebe los grupos de trabajo para establecer contactos más íntimos

Permita que el público participe en conversaciones significativas con sus compañeros de forma personalizada, como lo haría con otros asistentes a un acto en persona. Existen diversas formas de organizar una sesión de networking. Por ejemplo:

• Chat de texto
• Salas de reuniones con tecnología ON24 Breakouts
• Organice sesiones especiales de creación de redes a través de los foros de ON24

Las anteriores ason todas formas aceptables de facilitar la creación de redes en un evento digital.

Después del evento virtual

1. Envíe una encuesta posterior al evento

Un breve cuestionario posterior al acontecimiento permite a los asistentes proporcionar comentarios sinceros. Lo mejor es enviar el enlace a la encuesta un par de días después del acontecimiento, cuando la experiencia aún está presente.

Esto le permite recopilar datos e información importantes sobre su evento virtual, que pueden utilizarse para la planificación de futuros eventos virtuales.

Si necesita algo de inspiración para su encuesta posterior al evento, puede consultar nuestras 11 preguntas esenciales.

2. Analice sus datos

Como ya se ha mencionado, su plataforma de eventos virtuales le ayudará a recopilar todo tipo de datos relativos a su evento y, lo que es más importante, le permitirá ver cómo ha funcionado su evento en relación con los objetivos que se fijó para el ejercicio al inicio del proceso de planificación.

Considere la posibilidad de revisar las métricas del evento, como el número de inscripciones, el número de asistentes y los datos demográficos de la audiencia.(El perfil de compromiso de clientes potenciales de ON24 facilita esta tarea.) También puede revisar la información demográfica y los datos de interacción a nivel individual y de cuenta para comprender quién se benefició más de su evento virtual.

3. Aprenda de sus datos

Las ideas enumeradas anteriormente le ayudarán a determinar el éxito de su evento y cómo podría mejorar su enfoque para obtener mejores resultados la próxima vez. Asegúrese de que dedica suficiente tiempo a revisar y analizar sus resultados - y cómo análisis avanzados pueden ayudarle a acelerar su análisis.

Como resultado, ahora dispone de la información que necesita para comprender mejor cómo planificar eventos virtuales en el futuro que sean exitosos y atractivos.

Ya tiene la lista de comprobación para la planificación de eventos virtuales, ahora consiga la tecnología. Reserve una demostración de la plataforma de eventos virtuales de ON24 aquí.