La guía completa de los eventos virtuales

El término "acontecimiento virtual" puede abarcar una amplia gama de experiencias. Cuando utilizamos este término, lo más probable es que nos estemos refiriendo a:

• Seminarios en línea
• Páginas de destino especializadas
• Centros de contenidos
• Experiencias digitales

Los eventos virtuales pueden utilizarse como una característica de los eventos presenciales o como oportunidades independientes interacción . Con una tecnología lo suficientemente avanzada como para garantizar una experiencia fluida, la inclusión de funciones innovadoras y oportunidades para establecer contactos, los actos virtuales pueden ofrecer exactamente las mismas oportunidades que los actos presenciales. De hecho, pueden ofrecerle más.

Donde realmente brillan los eventos virtuales es en el hecho de que permiten realizar análisis avanzados y recopilar grandes cantidades de datos, de una forma que no siempre es posible con las experiencias presenciales. Esta es una de las razones por las que los eventos virtuales pueden generar con éxito tantos clientes potenciales. Veamos cada uno de los eventos anteriores con más detalle.

Seminarios en línea

Un seminario web es un evento educativo en línea, en el que uno o varios oradores se dirigen a un público que puede verlo desde cualquier lugar del mundo. Una solución de seminario web puede incluir funciones como encuestas, sesiones de preguntas y respuestas y otras formas de interacción y retroalimentación: lejos de limitarse a hablar ante una pantalla, ofrecen una excelente oportunidad para interacción y la recopilación de datos en tiempo real. Los seminarios web son una excelente forma de compartir recursos con su audiencia, ya que pueden grabarse y compartirse después del propio evento inicial. Lo ideal es que los espectadores salgan de la sesión con la sensación de haber obtenido algo de su experiencia.

Páginas de destino especializadas

Cuando utilizamos el término "evento" a menudo puede evocar la imagen de algún tipo de reunión con entrada, conferencia o situación social. Entonces, ¿por qué las páginas de aterrizaje especializadas entran dentro de este paraguas? En pocas palabras, una visita a una de sus páginas de aterrizaje debería verse como un acontecimiento. Los visitantes deben ser recibidos con contenidos multimedia, una experiencia personalizada y formas atractivas de interactuar con su organización; al fin y al cabo, el grado en que disfruten de esta experiencia puede influir en si consigue convertirlos o no. Este criterio podría aplicarse a todos los eventos virtuales.

Centros de contenidos

Ya hemos mencionado que los eventos virtuales deben aportar valor a su público. Los centros de contenidos son una forma excelente de hacerlo. Un hub de contenidos es una colección de recursos útiles e información relativa a un tema concreto; un lugar al que puede dirigir a la gente, no sólo para que aprenda más sobre un tema, sino también para que vea más de lo que usted tiene que ofrecer. Puede hacer alarde de sus conocimientos y, al mismo tiempo, ayudar a su público a mejorar los suyos.  

Experiencias digitales

Las experiencias digitales se refieren a una colección de eventos virtuales experimentados en tándem. Por ejemplo, ver un seminario web y luego ser dirigido al centro de contenidos pertinente: se utilizan múltiples puntos de contacto y la información que recibe el usuario se ha personalizado para cubrir exactamente lo que busca.

Una vez que comprenda los ventajas de los eventos virtuales probablemente querrá lanzarse a organizar el suyo propio lo antes posible. Se encontrará nadando en un mar de cientos de opciones potenciales, todas las cuales estarán compitiendo por su atención. Se trata de un mercado que experimenta un crecimiento exponencial, y es fácil que las posibilidades le resulten abrumadoras. He aquí cómo reducir sus opciones.

Considere lo esencial

Dependiendo de la naturaleza de su evento, habrá características específicas de la plataforma que serán importantes para usted. Sin embargo, antes de centrarse en los detalles, fíjese en las aplicaciones más amplias de lo que se ofrece.

Personalización es una consideración de gran importancia: necesita que su plataforma de eventos virtuales sea capaz de reflejar fielmente su marca. Cuanto mayor sea el potencial de personalización, menor será el riesgo de que su evento se presente como genérico y olvidable.

Usabilidad debe ser otro factor clave, no sólo para usted y sus colegas, sino también para sus asistentes. Cuantas menos fricciones experimenten al navegar por su evento, más podrán sentarse y disfrutar de lo que usted les ofrece.

El soporte técnico La plataforma que elija debe proporcionarle los recursos necesarios, incluido el servicio de atención al cliente y la resolución de problemas. Una asistencia con capacidad de respuesta puede hacer o deshacer un evento en caso de que surja un problema.

La seguridad Las características de seguridad son cruciales, ya que debe asegurarse de que puede ofrecer un entorno seguro a sus asistentes y ponentes. Asegúrese de que cualquier plataforma que decida utilizar conoce y está al día de las normas de cumplimiento y protección de datos. No hacerlo podría tener consecuencias duraderas.

Los datos y los análisis deberían ocupar un lugar destacado en su lista de prioridades. Sin esta información, ¿cómo podrá demostrar a los inversores y patrocinadores que su evento ha sido un éxito? ¿Y cómo sabrá qué puede mejorar para garantizar más evento virtual interacción la próxima vez?

Reseñas son una herramienta inestimable para reducir sus opciones a la hora de buscar la plataforma adecuada. ¿Qué plataforma utilizan sus competidores? ¿Qué eventos virtuales ha asistido recientemente, y ¿consideró que la plataforma elegida por ellos fue una ayuda o un obstáculo para causar una impresión duradera?

Además de los puntos clave aquí expuestos, tenga en cuenta las limitaciones impuestas a su acto por el presupuesto, la escala y si su acto será pregrabado o en directo.

• Conozca a su público - Cuando el objetivo es atraer a su público, debe tener una idea de a quién quiere dirigirse y qué tipo de contenido es probable que atraiga (y mantenga) su atención. ¿A quién va dirigido su evento? ¿Y por qué elige este método para comunicarse con ellos? ¿Qué tamaño tiene el grupo demográfico al que quiere hablar? Los actos virtuales facilitan la comunicación con grandes cantidades de personas de todo el mundo, pero eso no significa que su mensaje deba ser menos preciso.
• Establezca objetivos; para usted y para sus asistentes. lo que usted espera obtener de su evento y lo que su público quiere obtener serán probablemente dos cosas distintas. Si hace que estos objetivos sean específicos en lugar de vagos, tendrá más posibilidades de que ambas partes los alcancen.
• Dé prioridad a una promoción llamativa - los expertos de Forbes sugieren utilizar ejemplos del contenido que presentará su evento para promocionarlo en los días y semanas previos, en lugar de anuncios genéricos. Estos teasers, que pueden ser cualquier cosa, desde extractos de entrevistas hasta informes y libros blancos relevantes, ayudarán a atraer a los asistentes y demostrarán que tiene información demasiado buena para perdérsela.
• Pruebe un ensayo general - no dé por sentado que todo va a funcionar según lo previsto y que toda la tecnología implicada funcionará a la perfección. Si puede organizar uno, un ensayo puede ayudarle a evitar que errores fácilmente evitables arruinen su evento el gran día.

Cuando se trata del contenido real de su evento, hay algunas características que han aumentado su popularidad en los últimos años. Hay un interés evidente por los elementos centrados en la interacción y interacción , no sólo entre usted y su público, sino también entre los propios asistentes. 

Gamificación

La gamificación se refiere a la práctica de añadir elementos de juego a una actividad para fomentar interacción. Poder sumar puntos, participar en concursos o ganar o perder algo son ejemplos de gamificación que pueden incorporarse fácilmente a eventos virtuales. Estos elementos brindan a su público la oportunidad de interactuar con usted y entre sí de forma entretenida, y son una gran herramienta para proporcionar oportunidades de retroalimentación en tiempo real. Incluso se ha demostrado que la gamificación ayuda a consolidar nuevas habilidades - perfecta para garantizar que su evento sea informativo y mejorar la probabilidad de que sus asistentes retengan lo que se les ha enseñado.

Salas de descanso

Incluyendo salas de descanso en la programación de su evento ofrece a sus asistentes un lugar para reflexionar sobre el debate y compartir sus opiniones con sus anfitriones y entre sí. Una sala de descanso que haya sido optimizada para fomentar interacción es una forma estupenda de interrumpir los largos periodos de escucha pasiva y brindar la oportunidad de establecer contactos. Puede incluso crear varias salas de descanso para diferentes temas.

Consideraciones sobre la accesibilidad

Si no está tomando la accesibilidad en cuenta en su planificación de eventos virtualesse arriesga a alienar a un enorme segmento de su audiencia. Hacer que su contenido esté disponible en varios idiomas, proporcionar grabaciones y transcripciones, y asegurarse de que su evento pueda ser apreciado por personas con distintas configuraciones digitales (sin cámara, sin micrófono) son buenos puntos de partida.

Ofrezca a su público un bis

Hay docenas de razones para ofrecer múltiples seguimientos centrados en diferentes elementos de su evento principal, y no tienen por qué ser simples recordatorios de lo tratado en la jornada. Si un tema resulta especialmente popular, ¿por qué no organizar un seminario web de seguimiento que profundice en él con algo más de detalle? Los seminarios de seguimiento son también una gran oportunidad para recopilar datos cualitativos sobre el impacto de su evento y aclarar lo que funcionó y lo que no. 

Nos gusta estar al tanto de las tendencias y la tecnología que se utiliza para mejorar la industria de los eventos virtuales en todo el mundo. 

Según nuestra experiencia, aquí es donde el futuro de los eventos virtuales nos está llevando.

Experiencias AR/VR

Todo el mundo busca más oportunidades para vivir eventos inmersivos. A medida que las tecnologías de realidad virtual (RV) y realidad aumentada (RA) siguen mejorando, presentan posibilidades apasionantes para los eventos virtuales. Imagine poder recibir a sus invitados en espacios de eventos virtuales simulados, con todas las experiencias sensoriales de un evento físico pero sin ninguna de sus limitaciones. 

Integración híbrida mejorada

Los eventos virtuales gozaron de una enorme popularidad en una época en la que para muchos eran la única opción. Ahora que la gente está dispuesta a viajar y le entusiasma hacerlo, hay una mayor demanda de eventos híbridos. Asegurarse de que los espacios físicos también son capaces de acoger a los asistentes virtuales puede garantizar que todos los interesados en sus eventos tengan la oportunidad de asistir, ya sea en persona o a través de livestream. Esperamos que se preste una gran atención a poder garantizar que cualquier contenido que se comparta pueda transmitirse sin problemas tanto en persona como virtualmente.

Avances en seguridad

Sin la seguridad adecuada, los eventos virtuales pueden ser un rico coto de caza para los ciberdelincuentes. La tecnología Blockchain se empleará probablemente de forma más generalizada para mejorar la seguridad y reducir el riesgo de fraude. Dado que la tecnología blockchain permite tanto la transparencia como la seguridad, es útil para situaciones en las que la confianza es importante, como los eventos virtuales en los que pueden compartirse recursos e información personal.