Manténgase en la cima con las mejores prácticas de los seminarios web

La clave del éxito de cualquier seminario web está en su promoción. Hay muchas formas de promocionar un evento, pero hay unos cuantos canales clave que puede utilizar para impulsar la asistencia. Por ejemplo, puede:

• Enviar correos electrónicos
• Promoción a través de banner/chatbot en el sitio web
• Utilice medios sociales orgánicos
• Publique en su blog corporativo
• Impulse la promoción social a través de su equipo de ventas
• Pagar por anuncios
• Coordinarse con los socios

Por lo general, debería centrar sus esfuerzos en los canales propios en los que su público se relaciona más con usted. A menudo, será a través del correo electrónico y de los canales orgánicos de las redes sociales.

Lo primero es lo primero: antes de empezar a promocionar su evento, asegúrese de que su equipo de diseño ha producido gráficos promocionales -tanto para promociones en directo como a la carta- que pueda utilizar en sus canales preferidos.

Dentro de estos gráficos, debe figurar el título de su seminario web, la fecha y hora en que se celebrará y un retrato del anfitrión o anfitriones de su evento.

Dependiendo del alcance de su seminario web, las promociones deben comenzar unas tres o más semanas antes de la fecha de su directo. Programe los correos electrónicos promocionales con al menos dos semanas de antelación - y no tema mezclar formatos.

Normalmente, recomendamos enviar de tres a cuatro correos electrónicos con una mezcla entre formatos HTML y de texto sin formato. Programe estos correos según convenga, asegurándose de que llegan a su público cuando son más propensos a abrirlos y responder a ellos.

Simultáneamente, también debe promocionar su evento en los canales de medios sociales de su propiedad. En este caso, ofrecer al público un adelanto de lo que puede esperar es una buena práctica, y puede hacerlo en el texto de su publicación en las redes sociales o en un breve vídeo del anfitrión del seminario web.

Como nota final, asegúrese de que su casa de seguimiento está en orden. Utilice UTM, cookies o lo que necesite para evaluar cómo está funcionando su actividad promocional y qué canales impulsan el mayor número de registros.

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Una buena estructura de seminario web se construye en torno a tres cosas: un tema que resuene entre su audiencia, la historia sobre ese tema que quiere contar y las herramientas de interacción que le proporcionen información procesable tanto a usted como a su audiencia.

Cómo equilibrar estos tres elementos depende en gran medida de usted. Puede organizar un seminario web con un formato muy interactivo y poco centrado en el posicionamiento: un seminario web de panel o un taller, por ejemplo. Alternativamente, puede producir un seminario web que se centre únicamente en el posicionamiento de su producto con un enfoque en la medición de los asistentes interacción y el interés, como en una demostración.

He aquí un ejemplo de cómo es la estructura típica de un seminario web:

• Una breve introducción al tema del seminario web
• Notas para el público
• Una ampliación del tema
• Una pequeña pausa para pedir al público que participe en una encuesta
• Ampliación del tema
• Revisión de los resultados de la encuesta
• Ampliación del tema
• Otra oportunidad interacción
• Ampliación del tema
• Resumen del tema
• Sesión de preguntas y respuestas

En la práctica, esto requerirá un cierto nivel de planificación por su parte. No es sólo un esquema del evento lo que tiene que elaborar, sino también las oportunidades de interacción que tiene que integrar en su evento y los objetivos a los que sirven.

Por ejemplo, tendrá que saber cuándo va a presentar una encuesta a su público, darles tiempo para responder a ella (10 segundos como máximo) y en qué parte de su presentación volverá a hablar de la encuesta y de sus resultados.

Gestionar con éxito las oportunidades de interacción dentro de un seminario web requiere una estrecha coordinación entre el anfitrión y su productor.

Como nota final, hay una cosa que todo presentador debería incluir en sus eventos virtuales independientemente del formato: la limpieza.

La introducción es una breve digresión al principio de un evento que explica a los asistentes cómo pueden interactuar con los anfitriones y el seminario web. Asegúrese de destacar las CTA, identifique las herramientas interacción que los participantes pueden utilizar (por ejemplo, preguntas y respuestas, sondeos, encuestas, chat) y proporcione un breve resumen de lo que se va a debatir e infórmeles de si su evento estará disponible a la carta o no.

La limpieza es un método sencillo, pero potente, para garantizar que su público dispone de toda la información que necesita para interactuar con su marca.

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Organizar con éxito un seminario web depende de dos cosas: la preparación y la práctica. La preparación debe implicar a toda la organización de marketing y abarca desde la definición de los objetivos y el esbozo de una presentación hasta la configuración de las consolas del seminario web y la preparación de las preguntas para las secciones de preguntas y respuestas.

Practicar es simplemente repasar la presentación en sí. Aunque sea un anfitrión experimentado, debe reservar tiempo para practicar su presentación. Hacerlo le ayudará a identificar problemas técnicos, transiciones incómodas dentro de la presentación y le garantizará que todos los miembros del equipo están en la misma página.

Haga lo que haga, no escatime en practicar. He aquí algunas cosas que debe tener en cuenta mientras practica:

• Asegúrese de que su cámara está encendida, funciona y de que está bien iluminado con luz de tres puntos
• Pruebe el audio y asegúrese de que su micrófono le capta claramente
• Si tiene invitados o un panel, asegúrese de que su configuración audiovisual funciona correctamente
• Asegúrese de que sus diapositivas (si las tiene) están actualizadas y cargadas
• Esté atento a cualquier transición o pausa incómoda dentro de su presentación
• Practique las respuestas a las preguntas y respuestas y los posibles resultados de la encuesta

Cuando vaya a celebrar su evento en directo, debe estar bien preparado. Relájese, diviértase e intente proporcionar a su público un ambiente ligero y divertido.

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Un seminario web nunca termina realmente. Una vez concluido el evento, necesitará que tanto su equipo de marketing como el de ventas tomen medidas para conectar con los asistentes y con los que no se han presentado.

Los responsables de marketing deben enviar un correo electrónico de seguimiento a todos los inscritos y proporcionarles un enlace a la versión a la carta de su evento. Los correos electrónicos que envíe deben ser breves y directos. Asegúrese de segmentar entre dos públicos:

• Asistentes
• No se presenta

Agradezca a los asistentes su participación en el acto. Diga a los que no hayan asistido que lamenta que se perdieran el acto, pero que pueden vivirlo en su totalidad con la visualización a la carta. Puede incluir un CTA a su próximo evento si lo tiene planeado de antemano, pero, de nuevo, más corto es mejor para los correos electrónicos de seguimiento.

Simultáneamente, su equipo de ventas también necesitará hacer un seguimiento de los asistentes. Sin embargo, el departamento de ventas tendrá que actuar con rapidez y conocer a fondo lo que un asistente busca de su organización, si es que busca algo.

Aquí, las integraciones con los CRM son cruciales. Si conecta su plataforma de seminarios web a su CRM, podrá transmitir sin problemas los datos más recientes del seminario web interacción -incluso marcar los clientes potenciales- a su equipo de ventas casi en tiempo real.

El departamento de ventas debe ponerse en contacto sólo si un asistente ha formulado una pregunta durante el seminario web, ha indicado que desea interactuar con el departamento de ventas o cumple los criterios para ser considerado un cliente potencial cualificado. El departamento de ventas debe personalizar sus contactos en función de cómo haya interactuado el asistente con el seminario web y posicionarse como un recurso para los asistentes.

Después de hacer un seguimiento de los asistentes y de los que no se han presentado, es hora de promocionar su evento a la carta. Programe promociones para las redes sociales, boletines, blogs y más. No olvide que su evento es un recurso de marketing extremadamente potente: no tema reutilizar su contenido para blogs, libros electrónicos, libros blancos, infografías y mucho más.

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