5 choses à prendre en compte dans la planification de ton événement hybride

Les organisations organisent de plus en plus de réunions en personne sous forme d'événements hybrides. Pourquoi ? Parce que les entreprises ne veulent pas passer à côté de la valeur que le numérique apporte, comme la portée géographique, l'échelle de l'audience et, surtout, les données sur l'engagement.

Mais depuis quelques semaines que je suis sur la route et que j'organise des événements hybrides, j'ai remarqué certaines choses dont les planificateurs d'événements devraient se souvenir. Voici un rapide récapitulatif de mes cinq principaux éléments que les spécialistes du marketing devraient prendre en compte dans la planification de leurs événements hybrides.

1) Tenir compte des comportements locaux

Lors de l'organisation d'un événement hybridetu as tendance à attirer des publics provenant de différents endroits. Par exemple, un participant peut se rendre à l'expérience en personne/sur place tandis qu'un autre se connecte à l'expérience virtuelle depuis un autre endroit, comme le bureau ou la maison.

Nous devons reconnaître que ces deux publics auront des comportements et des attentes différents dont nous devons tenir compte dans la planification de nos événements hybrides.

Par exemple, les membres de l'auditoire en personne peuvent être en retard à l'événement en raison de divers facteurs (circulation, transports publics, etc.). Alors, que fais-tu de ton public virtuel pendant que tu attends de remplir une salle vide ?

Il est essentiel de se souvenir de scénarios comme celui-ci lors de la planification d'événements hybrides afin de ne pas désengager un public tout en en accommodant un autre. Pour les publics virtuels, tu peux incorporer certains outils d'engagement au sein de ta plateforme, tels que le chat des participants, des questions de sondage ou même un hôte virtuel temporaire pour maintenir l'engagement du public virtuel avant le début de la présentation officielle.

Aie toujours un plan pour ton public virtuel lorsque tu tiens compte des comportements locaux en personne.

2) Anticipe au mieux les problèmes techniques

La technologie - tant virtuelle que physique - peut être capricieuse. Avant d'organiser votre événement hybride, préparez-vous avec votre fournisseur d'événements virtuels et le lieu de l'événement. Si vous le pouvez, faites quelques essais avant le grand jour.

La meilleure pratique pour, eh bien, la pratique est d'organiser l'événement comme tu le ferais en direct - fais monter des animateurs sur scène et fais des présentations, teste ta technologie de diffusion en continu et demande à un coéquipier de se faire passer pour un participant virtuel.

Si un problème technique survient, travaille avec tes fournisseurs pour le résoudre ou dispose d'une équipe de production prête à intervenir en cas de problème. Tu auras également besoin d'un plan d'événement hybride pour communiquer tout problème à ton public virtuel.

Prévoyez un plan de secours si quelque chose arrive à l'élément virtuel de votre événement. Par exemple, enregistrez la présentation en personne pour la rendre disponible à la demande pour tout le monde.

3) Prépare un plan pour communiquer et maintenir l'intérêt du public virtuel si tu es à la traîne.

Les événements en personne peuvent commencer plus tard que ce qui est souvent proposé dans l'agenda. Il est toujours important de tenir le public virtuel informé et engagé, si cela se produit, afin qu'il ne pense pas qu'il y a un problème technique de votre côté. En apprenant à planifier un événement hybride, il s'agit toujours de maintenir cet équilibre entre le réel et le numérique.

Heureusement, tu peux faire en sorte que le public virtuel reste engagé dans l'expérience virtuelle de bien des façons ! Tu peux lancer un sondage pour briser la glace et amener ton public à réfléchir sur le sujet, ou prévoir une salle de réunion pour que les participants puissent faire du réseautage et converser avec leurs pairs avant le début de l'événement. Tu peux aussi leur permettre de répondre à un sondage pour participer à une tombola.

Tu peux aussi lancer des conversations dans le chat des participants en demandant à un employé de poser des questions, de faire des présentations et d'encourager le réseautage et l'engagement des participants. Il existe de nombreuses façons de maintenir l'engagement de ton public virtuel au cas où tu serais à la traîne, mais assure-toi d'avoir cette expérience d'engagement bien préparée, juste au cas où.

4) Engage les deux côtés de la médaille hybride (mais de manière différente)

Dans la planification d'événements hybrides, tu dois toujours te rappeler ceci : l'engagement est la CLÉ du succès de tout événement hybride. Tu dois construire des expériences uniques pour les deux publics, mais cela ne doit pas donner l'impression d'être deux événements distincts.

Pourtant, il est important d'engager les deux parties différemment, car chaque public a ses propres besoins.

Par exemple, si vous avez un concept de gamification ou de tirage au sort pour la composante en personne, vous devriez introduire une expérience similaire dans l'événement virtuel. Supposons qu'il y ait beaucoup de réseautage organique dans le cadre de l'expérience sur place. Dans ce cas, vous devriez offrir aux participants virtuels des options similaires, comme des événements en petits groupes ou des salons de réseautage alimentés par ON24 Breakouts. Parmi les autres possibilités de réseautage, citons

• • Discussions avec les participants
  • Forums de discussion
  • Questions et réponses

Assurez-vous simplement d'avoir une idée et des amorces de conversation à portée de main dans le cadre de l'expérience virtuelle afin que le public puisse plus facilement s'engager et nouer des contacts. Et n'oubliez pas : vous pouvez également organiser des expériences de réseautage spécifiques à une session, voire des sessions de réseautage dirigées par un hôte, grâce à des outils tels que les forums ON24.

Il ne s'agit là que de quelques exemples permettant d'engager les deux côtés de la pièce hybride, mais dans l'ensemble, l'expérience doit être cohérente et inclusive pour les deux publics !

5) Tiens compte des fuseaux horaires

Comme beaucoup de gens travaillent maintenant à distance, assure-toi de prendre en compte les fuseaux horaires lorsque tu planifies ton événement. Les fuseaux horaires sont trop souvent négligés dans la planification d'événements hybrides, alors qu'ils peuvent influencer tout le format et la participation à ton événement.

Lorsque nous organisons nos propres événements hybrides, nous nous assurons que les horaires sont les meilleurs possibles pour les différents fuseaux horaires de l'Amérique du Nord. Généralement, nous aimons commencer la plupart des présentations de nos événements hybrides à 12 heures (heure de l'Est), ce qui permet de capter les gens de la côte Ouest à 9 heures (heure du Pacifique).

Nous avons également remarqué que le fait de commencer à cette heure permet au public en personne d'être présent à une heure décente. Dans l'ensemble, nous avons remarqué que cette heure est un juste milieu pour les différentes régions locales. Lorsque tu planifies ton prochain événement hybride, assure-toi de tenir compte des fuseaux horaires de ton public local et virtuel afin d'obtenir un taux de conversion et d'engagement plus élevé de la part des participants.

Les événements hybrides sont l'une des expériences événementielles les plus difficiles à réussir. Ne t'inquiète donc pas si tu ne réussis pas du premier coup. N'oublie pas d'évaluer tes performances au fil du temps et de faire les ajustements nécessaires pour réussir. Amuse-toi bien et bonne chance !

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