Comment rendre les événements virtuels plus accessibles

Les événements virtuels sont, par nature, beaucoup plus accessibles que les réunions en personne.

Sans avoir à se préoccuper de l'organisation du voyage et sans être limité par le lieu de la manifestation, accessibles événements virtuels sont souvent beaucoup plus faciles d'accès pour les invités de toutes sortes, ce qui vous permet d'élargir la portée de votre événement.

En tant qu'organisateurs d'événements, il est de notre devoir de veiller à ce que nos conférences numériques, webinaires, salles de réunion virtuelles et expériences numériques puissent répondre aux besoins de chaque participant.

Mais comment ? Nous avons rassemblé ces conseils pratiquesla liste de contrôle parfaite pour l'accessibilité des événements virtuels, que votre équipe peut utiliser pour s'assurer que votre événement virtuel est aussi accessible que possible.

1. Demandez à votre public ce dont il a besoin

Dans le cadre du processus de planification de votre événement, il est prioritaire de déterminer les besoins et les attentes de vos invités. Donnez-leur la possibilité, par exemple au moyen d'un formulaire d'enquête, de vous faire part de leurs limitations ou de leurs besoins particuliers afin que vous puissiez trouver des moyens de les satisfaire. Cela vous aidera à identifier les possibilités d'améliorer l'accessibilité de votre événement virtuel.

2. Faites savoir à tout le monde ce que vous attendez de votre événement

Qu'il s'agisse de l'heure de début ou des exigences techniques, vos invités voudront savoir ce qu'il en est, bien avant le coup d'envoi de votre événement. Envoyez un courriel (ou deux) quelques jours avant l'événement :

• • Heures de début et de fin
  • Un ordre du jour clair, y compris les pauses prévues (plus d'informations à ce sujet ultérieurement)
  • Logins et instructions
  • Détails sur ce dont vos invités auront besoin pour participer à l'appel - par exemple, une connexion WiFi stable et un ordinateur de bureau ou un appareil mobile doté d'une fonction audio.
  • Une brève présentation de l'hôte
  • Les coordonnées d'une personne à contacter en cas de questions ou de problèmes

Veillez à intégrer les éléments ci-dessus dans la liste de contrôle de l'accessibilité de votre événement virtuel afin de donner à tous les participants suffisamment d'informations et de temps pour se préparer à l'événement. 

3. Ne pas aller trop vite

Peut-être est-ce dû à la nervosité, peut-être avez-vous beaucoup de documents à présenter, mais assurez-vous que vous ou votre présentateur vous exprimez clairement. Vous devez vous assurer que votre animateur énonce clairement le contenu de l'événement pour tout le monde.

En ralentissant le débit de votre présentation, vous pouvez permettre aux personnes ayant des difficultés d'audition ou de compréhension de suivre plus facilement votre présentation. Les autres participants peuvent également apprécier les pauses régulières qui leur permettent d'assimiler une idée et de prendre des notes plus approfondies.

Un rythme plus lent peut également vous aider à éviter le jargon inutile et à mettre l'accent sur les points importants auxquels vous souhaitez que votre public soit attentif.

4. Mettre en place un sous-titrage automatique

Pour rendre vos événements plus accessibles, vous pouvez également automatiser le sous-titrage de vos événements en direct et mettre en place des sous-titres pour webinaires à la demande. Les sous-titres et les sous-titres codés élimineront toute confusion sur ce qui est dit dans vos enregistrements et fourniront aux locuteurs non natifs un point de référence plus clair tout au long de l'événement, améliorant ainsi l'accessibilité de votre événement virtuel.

Chez ON24, nous avons fait en sorte que vous puissiez générer des sous-titres automatiquement. Vous pouvez également modifier les sous-titres pour les événements à la demande afin d'en garantir l'exactitude si nécessaire.

5. Partagez votre contenu en plusieurs langues

Accessibilité des ves événements virtuels touchent de plus en plus de publics à travers le monde, ce qui signifie qu'il est souvent nécessaire de fournir du contenu dans différents dialectes. Assurez-vous de ne rien manquer en sous-titrant votre contenu dans les langues parlées par vos invités.

ON24 simplifie la traduction des sous-titres en permettant la création automatique de fichiers speech-to-text dans plus de 60 langues. Les sous-titres peuvent également être traduits automatiquement dans 62 langues.

6. Activer une fonction de chat en direct

Certaines personnes adorent s'exprimer pendant les discussions libres, tandis que d'autres préfèrent taper à la machine. Utilisez une fonction de chat en direct pour vous assurer que les rédacteurs de votre groupe peuvent également poser des questions et partager des idées.

7. Prévoir des pauses régulières

Chacun traite l'information à une vitesse différente. C'est pourquoi il est si important d'intégrer des pauses régulières dans le calendrier de vos événements. Qu'ils décident d'utiliser ce temps pour se préparer une tasse de café, répondre à quelques courriels ou relire leurs notes pour renforcer leur compréhension, tous apprécieront d'avoir un peu d'espace pour se ressourcer entre les présentations ou les discussions. Cela permet non seulement d'améliorer l'accessibilité de votre événement virtuel, mais aussi d'éviter que vos participants ne se désengagent au milieu de l'événement.

8. Fournir un soutien aux participants qui n'ont pas de caméra ou de microphone

Tout d'abord, si vous organisez une salle de réunion virtuelle, assurez-vous que vos participants savent qu'ils ont la possibilité d'être vus ou entendus grâce aux boutons audio et vidéo de votre solution. (S'ils préfèrent rester complètement hors de l'écran, c'est également très bien. Personne ne doit être obligé d'activer l'audio ou la vidéo s'il ne se sent pas à l'aise).

Deuxièmement, vous devrez réfléchir à la manière dont votre expérience pourrait différer pour les invités qui n'ont pas de microphone ou de caméra sur leur appareil. Peuvent-ils encore tirer le meilleur parti de votre contenu sans participer activement ou pouvez-vous leur fournir un outil qui leur permettra d'interagir avec d'autres participants ?

Pour éviter tout problème technique dans Webcast Elite qui pourrait affecter le succès de votre Webinaire du côté de l'hôte, jetez un coup d'œil à notre guide pour tester les paramètres de votre webcam et de votre microphone.

10. Fournir un soutien aux lecteurs d'écran

Les invités malvoyants peuvent utiliser des lecteurs d'écran pour décrire le contenu à l'écran. Vous devez donc vous assurer que la technologie que vous utilisez permet d'associer ce qui est dit à ce qui est montré.

Nous avons développé notre plateforme pour qu'elle soit compatible avec les lecteurs d'écran les plus courants et nous nous engageons à respecter les lignes directrices ARIA (Accessible Rich Internet Attributes). C'est la seule façon de nous assurer que notre site événements virtuels accessibles puissent offrir une expérience claire et transparente aux utilisateurs aveugles ou malvoyants.

11. Permettre la personnalisation de la console Webinaire

Vos participants doivent pouvoir ajuster ce qu'ils voient à l'écran pour bénéficier de la meilleure expérience possible. Votre plateforme doit leur donner la possibilité d'augmenter la taille des polices, de modifier les contrastes de couleurs ou de déplacer les outils d'engagement sur l'écran afin qu'ils puissent se concentrer sur votre contenu principal. (Heureusement, ON24 permet aux invités de faire toutes ces choses, et bien plus encore).

12. Envoyer des transcriptions avec les enregistrements d'événements

Il est d'usage d'envoyer un enregistrement de votre Webinaire à tous vos invités une fois que l'appel a eu lieu. Pourquoi ne pas les aider davantage en leur fournissant une transcription de l'ensemble de l'événement ? ON24 se charge de la transcription d'événements d'une durée maximale de 90 minutes.

13. Faciliter l'accès des participants à d'autres contenus

Votre stratégie de contenu permanent est un élément crucial de votre entonnoir ; elle améliorera l'expérience de votre marque par vos participants et les maintiendra engagés dans tout ce que vous avez à offrir.

C'est pourquoi il est important de simplifier au maximum le processus d'enregistrement. C'est pourquoi l'équipe d'ON24 a introduit une fonction d'enregistrement en un clic qui permet aux utilisateurs d'accéder à tous les Webinaire qu'ils souhaitent, sans avoir à suivre le même processus laborieux à chaque fois qu'ils veulent voir quelque chose de nouveau.

Vous pouvez en savoir plus sur cette fonctionnalité et sur la façon dont elle favorise une plus grande interaction avec notre Engagement Hub, ici.

Nous espérons que cette liste de contrôle de l'accessibilité des événements virtuels vous aidera, vous et votre équipe événementielle, à vivre des expériences plus inclusives. Chez ON24, nous nous concentrons sur la conformité avec les directives actuelles d'accessibilité au contenu Web. Pour en savoir plus sur ce que nous faisons pour que nos événements soient inclusifs, consultez notre section Accessibilité d'accessibilité.