Comment rendre événements virtuels plus accessible

événements virtuels sont, par nature, beaucoup plus accessibles que les réunions en personne.

Vous n'avez pas à vous préoccuper de l'organisation de votre voyage et vous n'avez pas à vous soucier des contraintes imposées par le lieu où vous vous trouvez, accessibles événements virtuels sont souvent beaucoup plus faciles à fréquenter pour les invités de toutes sortes, ce qui vous permet d'élargir la portée de votre événement.

Cependant, en tant qu'organisateurs d'événements, il est de notre devoir de veiller à ce que nos conférences, webinaires, salles de réunion virtuelles et expériences numériques puissent répondre aux besoins de chaque participant.

Mais comment ? Nous avons rassemblé ces conseils pratiquesla liste de contrôle parfaite pour l'accessibilité des événements virtuels, que votre équipe peut utiliser pour s'assurer que votre événement virtuel est aussi accessible que possible.

1. Demande à ton public ce dont il a besoin

Dans le cadre du processus de planification de votre événement, il est prioritaire de déterminer les besoins et les attentes de vos invités. Donnez-leur la possibilité, par exemple au moyen d'un formulaire d'enquête, de vous faire part de leurs limitations ou de leurs besoins particuliers, afin que vous puissiez trouver des moyens de les satisfaire. Cela vous aidera à identifier les possibilités d'améliorer l'accessibilité de votre événement virtuel.

2. Fais savoir à tout le monde ce que tu peux attendre de ton événement.

Qu'il s'agisse de l'heure de début ou des exigences techniques, tes invités voudront savoir ce qu'il en est, bien avant le coup d'envoi de ton événement. Envoie un courriel (ou deux ) quelques jours à l'avance avec :

• • Heures de début et de fin
  • Un ordre du jour clair, y compris les temps de pause prévus (nous y reviendrons plus tard).
  • Logins et instructions
  • Détails sur ce dont tes invités auront besoin pour rejoindre l'appel - par exemple, une connexion WiFi stable, et un ordinateur de bureau ou un appareil mobile doté d'une fonctionnalité audio.
  • Une brève présentation de l'hôte
  • Coordonnées de contact au cas où ils auraient des questions ou des problèmes.

Veillez à intégrer les éléments ci-dessus dans la liste de contrôle de l'accessibilité de votre événement virtuel afin de donner à tous les participants suffisamment d'informations et de temps pour se préparer à l'événement. 

3. Ne va pas trop vite

Peut-être est-ce dû aux nerfs, peut-être as-tu beaucoup de matériel à faire passer, quoi qu'il en soit, assure-toi que toi ou ton présentateur parlez clairement. Tu dois t'assurer que ton animateur énonce clairement le contenu de l'événement pour tout le monde.

En ralentissant le déroulement de ta présentation, tu peux permettre aux personnes ayant des difficultés d'audition ou de compréhension de suivre plus facilement ton exposé. Les autres participants peuvent également apprécier les pauses régulières qui leur permettent de digérer une idée et de prendre des notes plus approfondies.

Un rythme plus lent peut aussi t'aider à éviter le jargon inutile et à mettre l'accent sur les points importants auxquels tu veux que ton public prête attention.

4. Mettre en place un sous-titrage automatique

Pour rendre vos événements plus accessibles, vous pouvez également automatiser le sous-titrage de vos événements en direct et mettre en place des sous-titres pour webinaires à la demande. Les sous-titres et les sous-titres codés élimineront toute confusion sur ce qui est dit dans vos enregistrements et fourniront aux locuteurs non natifs un point de référence plus clair tout au long de l'événement, améliorant ainsi l'accessibilité de votre événement virtuel.

Chez ON24, nous avons fait en sorte que vous puissiez générer des sous-titres automatiquement. Vous pouvez également modifier les sous-titres pour les événements à la demande afin d'en garantir l'exactitude si nécessaire.

5. Partage ton contenu dans plusieurs langues

Des ves événements virtuels touchent de plus en plus de publics à travers le monde, ce qui signifie qu'il est souvent nécessaire de fournir du contenu dans différents dialectes. Assurez-vous de ne rien manquer en sous-titrant votre contenu dans les langues parlées par vos invités.

ON24 simplifie la traduction des sous-titres en permettant la création automatisée de fichiers speech-to-text dans plus de 60 langues. Les sous-titres peuvent également être traduits automatiquement dans 62 langues.

6. Active une fonction de chat en direct

Certaines personnes adorent parler pendant les discussions libres, tandis que d'autres préfèrent taper à la machine. Lance une fonction de chat en direct pour t'assurer que les rédacteurs de ton groupe peuvent eux aussi poser des questions et partager des idées.

7. Planifie des pauses régulières

Chacun traite l'information à une vitesse différente. C'est pourquoi il est si important d'intégrer des pauses régulières dans le calendrier de vos événements. Qu'ils décident d'utiliser ce temps pour se préparer une tasse de café, répondre à quelques courriels ou relire leurs notes pour renforcer leur compréhension, tous apprécieront d'avoir un peu d'espace pour se ressourcer entre les présentations ou les discussions. Cela permet non seulement d'améliorer l'accessibilité de votre événement virtuel, mais aussi d'éviter que vos participants ne se désengagent au milieu de l'événement.

8. Fournir un soutien aux participants qui n'ont pas de caméra ou de microphone.

Tout d'abord, si tu organises une salle de réunion virtuelle, assure-toi que tes participants savent qu'ils ont la possibilité d'être vus ou entendus grâce aux boutons audio et vidéo de ta solution. (S'ils préfèrent rester complètement hors de l'écran, c'est très bien aussi. Personne ne devrait être obligé d'activer l'audio ou la vidéo s'il ne se sent pas à l'aise de se montrer).

Deuxièmement, tu devras réfléchir à la façon dont ton expérience pourrait différer pour les invités qui n'ont pas de micro ou de caméra sur leur appareil. Peuvent-ils encore tirer le maximum de valeur de ton contenu sans participer activement ou peux-tu leur fournir un outil qui leur permettra d'interagir avec d'autres participants ?

Pour éviter tout problème technique dans Webcast Elite qui pourrait affecter le succès de votre Webinaire du côté de l'hôte, jetez un coup d'œil à notre guide pour tester les paramètres de votre webcam et de votre microphone.

10. Fournir un soutien aux lecteurs d'écran

Les invités malvoyants peuvent utiliser des lecteurs d'écran pour décrire le contenu à l'écran - tu devras donc t'assurer que la technologie que tu utilises peut mélanger ce qui est dit avec ce qui est montré.

Nous avons développé notre plateforme pour qu'elle soit compatible avec les lecteurs d'écran les plus courants et nous nous engageons à respecter les lignes directrices ARIA (Accessible Rich Internet Attributes). C'est la seule façon de nous assurer que notre site événements virtuels accessibles puissent offrir une expérience claire et transparente aux utilisateurs aveugles ou malvoyants.

11. Permettre la personnalisation de la console Webinaire

Vos participants doivent pouvoir ajuster ce qu'ils voient à l'écran pour bénéficier de la meilleure expérience possible. Votre plateforme doit leur donner la possibilité d'augmenter la taille des polices, de modifier les contrastes de couleurs ou de déplacer les outils d'engagement sur l'écran afin qu'ils puissent se concentrer sur votre contenu principal. (Heureusement, ON24 permet aux invités de faire toutes ces choses, et bien plus encore).

12. Envoyer des transcriptions avec les enregistrements d'événements

Il est d'usage d'envoyer un enregistrement de votre site Webinaire à tous vos invités une fois que l'appel a eu lieu. Pourquoi ne pas les aider davantage en leur fournissant une transcription de l'ensemble de l'événement ? ON24 vous facilite la tâche en transcrivant des événements d'une durée maximale de 90 minutes.

13. Facilite l'accès des participants à d'autres contenus.

Ta stratégie de contenu continu est une partie cruciale de ton entonnoir ; elle améliorera l'expérience que tes participants ont de ta marque et les maintiendra engagés dans tout ce que tu as à offrir.

Mais tout le monde voudra avoir accès à vos actifs rapidement et facilement - c'est pourquoi il est si important de rationaliser le processus d'enregistrement autant que possible. C'est pourquoi l'équipe d'ON24 a mis en place une fonction d'enregistrement en un clic qui permet aux utilisateurs d'accéder à tous les sites Webinaire qu'ils souhaitent, sans avoir à repasser par le même processus laborieux à chaque fois qu'ils veulent voir quelque chose de nouveau.

Vous pouvez en savoir plus sur cette fonctionnalité et sur la façon dont elle favorise une plus grande interaction avec notre Engagement Hub, ici.

Nous espérons que cette liste de contrôle de l'accessibilité des événements virtuels vous aidera, vous et votre équipe événementielle, à vivre des expériences plus inclusives. Chez ON24, nous nous concentrons sur la conformité avec les directives actuelles d'accessibilité au contenu Web. Pour en savoir plus sur ce que nous faisons pour que nos événements soient inclusifs, consultez notre page sur l'accessibilité. Accessibilité d'accessibilité.