La liste de contrôle ultime pour la planification d'un événement virtuel

L'organisation d'un événement virtuel réussi requiert un ensemble de compétences différent de celui des réunions en personne.

Vous n'aurez pas à vous préoccuper de la réservation d'un lieu, de l'organisation de la nourriture et des boissons ou de la location d'installations de production à grande échelle. Cependant, vous devrez prendre certaines mesures pour vous assurer que votre événement est attrayant, qu'il attire de nombreux participants et qu'il est conçu pour vous aider à atteindre un objectif de marketing spécifique.

Vous avez donc probablement besoin d'un guide sur l'organisation d'un événement virtuel. 

Que votre équipe soit composée de débutants ou de spécialistes du marketing qui ont déjà créé des tonnes d'expériences numériques, chaque organisation a besoin d'une liste de contrôle pour l'organisation d'événements virtuels. Voici la vôtre !

Posez-vous des questions avant l'événement virtuel

1. Quel est l'objectif de votre événement ?

Vous souhaitez peut-être lancer un nouveau produit. Vous devez peut-être organiser un Webinaire éducatifSi vous souhaitez organiser un webinaire éducatif, partagez des informations d'experts via un flux en direct ou utilisez votre événement comme plateforme pour entrer en contact avec de nouveaux partenaires ou distributeurs. Quoi qu'il en soit, assurez-vous de connaître parfaitement l'objectif de votre événement avant d'entamer le processus d'organisation d'un événement virtuel d'un événement virtuel.

2. Quels sont vos objectifs pour l'événement ?

Réfléchissez à l'objectif que vous souhaitez atteindre avec votre session. Par exemple, la plupart des événements sont conçus pour accroître la notoriété d'une marque, construire un pipeline, activer la mise en réseau en ligne ou informer les participants sur un sujet particulier. Déterminez vos objectifs dès maintenant et vous serez mieux à même de suivre et de prouver votre retour sur investissement. Nous y reviendrons plus tard.

3. Quel est le budget ?

Vous n'aurez peut-être pas besoin de dépenser pour la restauration, les frais de déplacement ou l'hébergement des conférenciers. Cependant, l'organisation d'un événement virtuel implique toujours des dépenses. Veillez à prendre en compte le coût de votre plateforme technologique, car la qualité de l'événement et son déroulement sans heurt seront essentiels à sa réussite.

4. Allez-vous faire payer vos participants ?

Si vous décidez de faire payer des frais d'inscription, veillez à en informer les participants potentiels.

5. Quelle sera la durée de votre événement virtuel ?

Ce n'est un secret pour personne que les participants ont une durée d'attention plus courte en ligne. Préparez-vous donc à raccourcir les temps de parole et à entrecouper vos présentations d'éléments amusants afin de maintenir l'attention de tous les participants.

6. Quelle est l'heure qui convient le mieux à vos participants ?

Si vous invitez des personnes du monde entier, vous devez réfléchir à la manière dont votre événement s'intégrera dans leur emploi du temps, en particulier si les participants vivent dans des fuseaux horaires différents.

7. Comment allez-vous promouvoir votre session ?

N'oubliez pas que la promotion de votre événement virtuel est un aspect essentiel de la planification d'un événement virtuel. Des e-shots à la publicité payante, il existe de nombreux moyens de faire connaître votre événement virtuel et de générer ces inscriptions si importantes.

8. À quoi ressemblera votre agenda ?

En planifiant l'ordre du jour de votre événement virtuel, vous vous assurez que vos intervenants et vos invités savent exactement à quoi s'attendre le jour J.

9. Vous avez besoin d'un conférencier ?

Un conférencier de haut niveau peut constituer une attraction majeure pour tout événement, virtuel ou non. Gardez cela à l'esprit lorsque vous planifiez un événement virtuel.

10. Avez-vous besoin d'un parrain ?

L'implication des sponsors peut aider à couvrir les coûts de l'événement, sans oublier de renforcer les partenariats avec des entreprises extérieures à votre organisation en offrant une excellente exposition à leur marque.

11. Qui va accueillir et animer votre événement virtuel ?

Nous suggérons de nommer un animateur principal qui guidera les participants tout au long de la session, avec le soutien d'un ou deux modérateurs qui peuvent aider à maintenir l'événement sur la bonne voie et sous contrôle.

12. Avez-vous besoin de gagner du temps pour un tour de questions-réponses ?

Selon la nature de votre événement virtuelvous souhaiterez peut-être donner aux participants la possibilité d'interagir avec vos intervenants et d'obtenir des réponses à leurs questions les plus brûlantes. Les séances de questions-réponses doivent être soigneusement prises en compte lors de la planification d'événements virtuels afin de garantir qu'il y ait suffisamment de temps non seulement pour les questions-réponses elles-mêmes, mais aussi pour les autres aspects clés de votre événement.

13. Comment faire en sorte que votre événement virtuel se déroule le mieux possible ?

Il est facile de supposer que les invités sauront comment se connecter à votre événement virtuel et qu'ils pourront se familiariser avec les fonctionnalités de votre plateforme en toute confiance.

Cela dit, l'envoi d'un courriel "Know Before You Go" plusieurs jours avant la session peut aider les invités les moins à l'aise avec la technologie à se familiariser avec ce qui leur est demandé.

Dans le même ordre d'idées, n'oubliez pas d'inclure des notes "d'entretien" au début de chaque session. C'est là que l'hôte de la session explique comment les participants peuvent interagir avec l'événement virtuel, qu'il s'agisse d'outils d'engagement ou de dépannage simple, afin que tout le monde puisse participer à votre contenu.

Des instructions claires permettront d'éviter toute confusion et de réduire le nombre de questions posées par les participants avant le début de l'événement.

Le jour de l'événement virtuel

1. Vérifiez votre installation audiovisuelle

La plupart des plateformes d'événements virtuels sont incroyablement faciles à utiliser (et ON24 ne fait pas exception). Veillez toutefois à tester la configuration de votre caméra et de votre microphone avant de passer en direct ou de commencer à enregistrer, afin d'éviter tout incident de dernière minute.

2. Activer le sous-titrage automatique

L'un des facteurs cruciaux que beaucoup oublient dans leur liste de contrôle pour l'organisation d'un événement virtuel est d'activer le sous-titrage automatique. Cela vous permettra de vous assurer que votre contenu est accessible à tous les publics. N'oubliez pas, la technologie de synthèse vocale d'ON24 peut générer des sous-titres dans plus de 50 langues.

3. Vérifiez que vos participants ont tout ce dont ils ont besoin

Si votre événement est en direct, vérifiez que tous vos invités peuvent voir, entendre et interagir avec la session comme prévu au tout début de la session. Répondez à toutes les questions techniques avant le début de la session principale afin que les questions de dernière minute n'interrompent pas le déroulement de votre événement.

4. Engagez-vous auprès de vos participants à chaque instant

Modifiez votre présentation pour maintenir les participants en éveil. Séparez les longues présentations par des sondages, des boîtes de dialogue interactives, des jeux amusants et des renvois à des ressources complémentaires.

Vous pouvez utiliser votre plateforme pour collecter de précieuses données sur l'engagement et le comportement afin de déterminer qui interagit le plus avec votre contenu et quelle est la probabilité qu'ils répondent à l'appel à l'action souhaité.

5. Essayer les réunions en petits groupes pour une mise en réseau plus intime

Permettez au public de s'engager dans des conversations significatives avec leurs pairs sur une base individuelle, comme ils le feraient avec d'autres participants à un événement en personne. Vous pouvez organiser une session de mise en réseau de différentes manières. Par exemple :

• Chat textuel
• Salles de réunion alimentées par ON24 Breakouts
• Organiser des sessions spéciales de mise en réseau via les forums ON24

Les moyens ci-dessus sont tous acceptables pour permettre la mise en réseau dans le cadre d'un événement numérique.sont des moyens acceptables de créer des réseaux dans le cadre d'un événement numérique.

Après l'événement virtuel

1. Envoyer une enquête post-événement

Un bref questionnaire post-événement permet aux participants de fournir un retour d'information honnête. Il est préférable d'envoyer le lien vers l'enquête quelques jours seulement après l'événement, pendant que l'expérience est encore présente à l'esprit.

Cela vous permet de collecter des données et des informations importantes concernant votre événement virtuel, qui peuvent être utilisées pour la planification d'événements virtuels futurs.

Si vous avez besoin d'inspiration pour votre enquête post-événement, vous pouvez consulter nos 11 questions essentielles.

2. Analyser vos données

Comme nous l'avons mentionné, votre plateforme d'événements virtuels vous aidera à collecter toutes sortes de données relatives à votre événement - et, surtout, vous permettra de voir comment votre événement s'est déroulé par rapport aux objectifs que vous avez fixés pour l'exercice au début du processus de planification.

Envisagez d'examiner les mesures de l'événement telles que le nombre d'inscriptions, le nombre de participants et les données démographiques de l'audience (le profil d'engagement des prospects d'ON24 facilite cette tâche). (Vous pouvez également examiner les informations démographiques et les données d'engagement au niveau des individus et des comptes pour comprendre qui a le plus bénéficié de votre événement virtuel.

3. Tirer des enseignements de vos données

Les informations énumérées ci-dessus vous aideront à déterminer dans quelle mesure votre événement a été un succès et comment vous pourriez améliorer votre approche pour obtenir de meilleurs résultats la prochaine fois. Veillez à consacrer suffisamment de temps à l'examen et à l'analyse de vos résultats - et à la manière dont les l'analyse avancée peut vous aider à accélérer votre analyse.

Vous disposez ainsi des informations dont vous avez besoin pour mieux comprendre comment organiser à l'avenir des événements virtuels réussis et attrayants.

Vous disposez de la liste de contrôle pour la planification d'événements virtuels - passez maintenant à la technologie. Réservez une démonstration de la plateforme d'événements virtuels d'ON24 ici.