Le guide complet pour événements virtuels

Le terme "événement virtuel" peut couvrir un large éventail d'expériences. Lorsque nous utilisons ce terme, nous faisons probablement référence à.. :

• Séminaires en ligne
• Pages d'atterrissage spécialisées
• Centres de contenu
• Expériences numériques

événements virtuels peut être utilisé comme un élément des événements en personne ou comme une opportunité d'engagement autonome. Grâce à une technologie suffisamment avancée pour garantir une expérience transparente, l'inclusion de fonctions innovantes et des possibilités de mise en réseau, événements virtuels peut offrir exactement les mêmes possibilités que les événements en personne. En fait, ils peuvent vous offrir davantage.

Là où événements virtuels brille vraiment, c'est qu'il permet des analyses avancées et la collecte de grandes quantités de données, d'une manière qui n'est pas toujours possible avec des expériences en face-à-face. C'est l'une des raisons pour lesquelles événements virtuels peut générer autant de prospects. Examinons plus en détail chacun des événements susmentionnés.

Séminaires en ligne

A Webinaire est un événement éducatif en ligne, qui permet à un ou plusieurs orateurs de s'adresser à un public qui peut les suivre depuis n'importe où dans le monde. Une solution Webinaire peut inclure des fonctionnalités telles que des sondages, des sessions de questions-réponses et d'autres formes d'interaction et de retour d'information. Loin de se contenter de parler à un écran, les webinaires offrent une excellente opportunité d'engagement en temps réel et de collecte de données. Les webinaires sont un excellent moyen de partager des ressources avec votre public, car ils peuvent être enregistrés et partagés après l'événement initial lui-même. Dans l'idéal, les spectateurs sortiront de la session avec le sentiment d'avoir tiré quelque chose de votre expertise.

Pages d'atterrissage spécialisées

Le terme "événement" évoque souvent l'image d'une réunion, d'une conférence ou d'une situation sociale pour laquelle des billets ont été émis. Alors pourquoi les pages d'atterrissage spécialisées relèvent-elles de cette catégorie ? Pour faire simple, une visite sur l'une de vos pages d'atterrissage doit être perçue comme un événement. Les visiteurs doivent être accueillis par un contenu multimédia, une expérience personnalisée et des moyens attrayants d'interagir avec votre organisation - après tout, la mesure dans laquelle ils apprécient cette expérience peut influencer votre capacité à les convertir ou non. Ce critère pourrait s'appliquer à tous les événements virtuels.

Centres de contenu

Nous avons mentionné précédemment que événements virtuels doit apporter de la valeur à votre public. Les pôles de contenu sont un excellent moyen d'y parvenir. Un hub de contenu est une collection de ressources et d'informations utiles sur un sujet particulier ; un endroit vers lequel vous pouvez diriger les gens, non seulement pour qu'ils en apprennent davantage sur un sujet, mais aussi pour qu'ils découvrent ce que vous avez à offrir. Vous pouvez à la fois faire étalage de vos connaissances et aider votre public à améliorer les siennes.  

Expériences numériques

Les expériences numériques se réfèrent à un ensemble de événements virtuels expérimentés en tandem. Par exemple, regarder un site Webinaire et être ensuite dirigé vers le centre de contenu approprié - plusieurs points de contact sont utilisés et les informations que l'utilisateur reçoit ont été personnalisées pour couvrir exactement ce qu'il recherche.

Une fois que vous aurez compris les avantages de événements virtuels vous aurez probablement envie de vous y plonger et de commencer à organiser le vôtre le plus rapidement possible. Vous vous retrouverez à nager dans un océan de centaines de choix potentiels, qui se disputeront tous votre attention. Il s'agit d'un marché qui connaît une croissance exponentielle, et il est facile de se sentir dépassé par les possibilités qui s'offrent à vous. Voici comment réduire vos options.

Pensez à l'essentiel

En fonction de la nature de votre événement, certaines caractéristiques spécifiques de la plate-forme seront importantes pour vous. Cependant, avant de vous concentrer sur les détails, examinez les applications plus larges de ce qui est proposé.

La personnalisation est un élément essentiel : votre plateforme d'événements virtuels doit être en mesure de refléter fidèlement votre marque. Plus le potentiel de personnalisation est important, moins votre événement risque d'être générique et oubliable.

La facilité d'utilisation doit être un autre facteur clé, non seulement pour vous et vos collègues, mais aussi pour vos participants. Moins ils éprouveront de difficultés à naviguer dans votre événement, plus ils pourront s'asseoir et profiter de ce que vous avez à offrir.

Le support technique La plateforme que vous avez choisie doit fournir les ressources nécessaires, y compris le service clientèle et le dépannage. En cas de problème, la réactivité de l'assistance peut faire la différence entre un événement et son échec.

Les caractéristiques de sécurité Les caractéristiques de sécurité sont cruciales, car vous devez vous assurer que vous pouvez offrir un environnement sûr à vos participants et à vos orateurs. Assurez-vous que la plateforme que vous décidez d'utiliser est au courant des règles de conformité et de protection des données et qu'elle est à jour. Ne pas le faire pourrait avoir des conséquences durables.

Les fonctions de données et d'analyse doivent figurer en tête de votre liste de priorités. Sans ces informations, comment pouvez-vous prouver aux investisseurs et aux sponsors que votre événement a été un succès ? Et comment saurez-vous ce que vous pouvez améliorer pour garantir un plus grand nombre d'événements virtuels ? d'engagement lors d'un événement virtuel la prochaine fois ?

Les avis sont un outil inestimable pour réduire vos options lorsque vous cherchez la bonne plateforme. Quelle plateforme vos concurrents utilisent-ils ? À quoi avez-vous assisté récemment ? événements virtuels à laquelle vous avez assisté récemment, et pensez-vous que la plateforme qu'ils ont choisie vous a aidé ou vous a empêché de faire une impression durable ?

Outre les points clés décrits ici, tenez compte des limites imposées à votre événement par le budget, l'échelle et le fait que votre événement sera ou non préenregistré ou en direct.

• Connaître son public - Lorsque l'objectif est d'impliquer votre public, vous devez savoir à qui vous voulez vous adresser et quel type de contenu est susceptible d'attirer (et de retenir) son attention. À qui s'adresse votre événement ? Et pourquoi choisissez-vous cette méthode pour communiquer avec eux ? Quelle est la taille du groupe démographique auquel vous souhaitez vous adresser ? événements virtuels Grâce à l'Internet, il est facile de communiquer avec un grand nombre de personnes dans le monde entier, mais cela ne veut pas dire que votre message doit être moins précis.
• Fixez des objectifs, pour vous et pour vos participants. ce que vous espérez retirer de votre événement et ce que votre public souhaite en retirer seront probablement deux choses distinctes. En fixant des objectifs précis plutôt que vagues, vous avez plus de chances que les deux parties les atteignent.
• Privilégiez une promotion accrocheuse - les experts de Forbes suggèrent d'utiliser exemples du contenu de votre événement pour en faire la promotion dans les jours et les semaines qui précèdent, au lieu d'annonces génériques. Ces accroches, qui peuvent être des extraits d'interviews ou des rapports et livres blancs pertinents, contribueront à attirer les participants et à leur montrer que vous disposez d'informations trop intéressantes pour être manquées.
• Faites un essai - ne vous contentez pas de supposer que tout se déroulera comme prévu et que tous les équipements techniques fonctionneront parfaitement. Si vous avez la possibilité d'en organiser une, une répétition peut vous aider à éviter que des erreurs faciles à éviter ne gâchent votre événement le jour J.

En ce qui concerne le contenu de votre événement, certaines caractéristiques ont gagné en popularité au cours des dernières années. Les éléments axés sur l'interaction et l'engagement - non seulement entre vous et votre public, mais aussi entre les participants eux-mêmes - sont de plus en plus prisés. 

Gamification

La gamification consiste à ajouter des éléments de jeu à une activité afin d'encourager l'engagement. La possibilité de marquer des points, de participer à des jeux-concours, de gagner ou de perdre quelque chose sont autant d'exemples de gamification qui peuvent être facilement incorporés dans les activités suivantes événements virtuels. Ces éléments donnent à votre public la possibilité d'interagir avec vous et entre vous de manière divertissante, et constituent un excellent outil pour fournir un retour d'information en temps réel. Il a même été prouvé que la gamification aide à cimenter de nouvelles compétences - La gamification est idéale pour garantir que votre événement soit instructif et pour améliorer la probabilité que vos participants retiennent ce qui leur a été enseigné.

Salles de réunion

Y compris salles de réunion dans la programmation de votre événement permet à vos participants de réfléchir à la discussion et de partager leurs opinions avec vos hôtes et entre eux. Une salle de réunion qui a été optimisée pour encourager l'engagement est un excellent moyen d'interrompre les longues périodes d'écoute passive et de donner l'occasion de nouer des contacts. Vous pouvez même créer plusieurs salles de réunion pour différents sujets.

Considérations sur l'accessibilité

Si vous ne prenez pas de mesures d l'accessibilité dans votre planification d'événements virtuelsvous risquez de vous aliéner une grande partie de votre public. Vous pouvez commencer par rendre votre contenu disponible en plusieurs langues, fournir des enregistrements et des transcriptions et veiller à ce que votre événement puisse être apprécié par des personnes disposant de configurations numériques différentes (pas d'appareil photo, pas de microphone).

Offrez un rappel à votre public

Il y a des dizaines de raisons de proposer plusieurs suivis centrés sur différents éléments de votre événement principal - et il ne s'agit pas forcément de simples rappels de ce qui a été abordé le jour même. Si un sujet s'avère particulièrement populaire, pourquoi ne pas organiser un suivi à l'adresse Webinaire en l'approfondissant un peu plus ? Les suivis sont également une excellente occasion de recueillir des données qualitatives sur l'impact de votre événement et de mettre en lumière ce qui a fonctionné et ce qui n'a pas fonctionné. 

Nous aimons rester à la pointe des tendances et des technologies utilisées pour améliorer l'industrie des événements virtuels dans le monde entier. 

D'après notre expérience, voici où nous mène l'avenir des événements virtuels nous attend.

Expériences AR/VR

Tout le monde cherche à multiplier les occasions de vivre des événements immersifs. Les technologies de la réalité virtuelle (RV) et de la réalité augmentée (RA) ne cessant de s'améliorer, elles offrent des possibilités passionnantes pour événements virtuels. Imaginez que vous puissiez accueillir vos invités dans des espaces virtuels simulés, avec toutes les expériences sensorielles d'un événement physique, mais sans aucune limitation. 

Amélioration de l'intégration hybride

événements virtuels ont connu une forte hausse de popularité à une époque où, pour beaucoup, ils étaient la seule option possible. Maintenant que les gens sont prêts et enthousiastes à l'idée de voyager, la demande d'événements hybrides augmente. En veillant à ce que les espaces physiques puissent également accueillir des participants virtuels, vous pouvez vous assurer que toutes les personnes intéressées par vos événements ont la possibilité d'y assister, que ce soit en personne ou par le biais d'un flux vidéo (livestream). Nous nous attendons à ce que l'accent soit mis sur la capacité à faire en sorte que le contenu que vous partagez, quel qu'il soit, puisse être diffusé de manière transparente à la fois en personne et virtuellement.

Avancées en matière de sécurité

Sans une sécurité adéquate, événements virtuels peut être un terrain de chasse privilégié pour les cybercriminels. La technologie blockchain sera probablement utilisée plus largement pour renforcer la sécurité et réduire le risque de fraude. Parce que la technologie blockchain permet la transparence et la sécurité, elle est utile dans les situations où la confiance est importante, comme sur le site événements virtuels où des ressources et des informations personnelles peuvent être partagées.