ウェビナーのベストプラクティスでトップを維持する

ウェビナーの成功の鍵は、そのプロモーションにあります。イベントを宣伝する方法はたくさんありますが、出席を促すために利用できる重要なチャンネルがいくつかあります。たとえば、以下のような方法があります：

• 電子メールを送信する
• ウェブサイト・バナー／チャットボットによるプロモーション
• オーガニック・ソーシャルメディアを利用する
• 企業ブログへの投稿
• 営業チームによるソーシャルアドボカシーの推進
• 有料広告
• パートナーとの調整

一般的には、オーディエンスが最もエンゲージしているオウンドチャネルに力を注ぐべきだろう。多くの場合、Eメールやオーガニックなソーシャルメディア・チャンネルがそれにあたる。

まず最初に、イベントのプロモーションを開始する前に、デザインチームがライブおよびオンデマンドプロモーション用のプロモーショングラフィックを制作していることを確認してください。

これらのグラフィックには、ウェビナーのタイトル、開催日時、主催者の顔写真を掲載します。

ウェビナーの規模にもよりますが、プロモーションは本番のおよそ3週間以上前から始める必要があります。プロモーション・メールは、少なくとも2週間前には配信するようにしましょう。

通常、HTML形式とプレーンテキスト形式を織り交ぜたメールを3～4通送信することをお勧めします。これらのメールは、読者が最もメールを開きやすく、返信しやすい時間帯に配信されるよう、適切なスケジュールで配信しましょう。

同時に、自社のソーシャルメディア・チャンネルでもイベントを宣伝しましょう。この場合、聴衆に期待することのプレビューを提供するのがベストプラクティスで、ソーシャル投稿のコピーやウェビナー主催者からの短いビデオの中で行うことができます。

最後に、トラッキングがきちんと行われているか確認してください。UTM、Cookie、または必要なものを使用して、プロモーション活動がどのように実行されているか、どのチャンネルが最も登録を促進しているかを評価します。

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それは、聴衆の共感を呼ぶトピック、そのトピックに関するストーリー、そしてあなたと聴衆の双方に実用的な洞察をもたらすエンゲージメント・ツールです。

この3つの要素をどのようにバランスさせるかは、あなた次第です。例えば、パネル・ウェビナーやワークショップのように、双方向性が高く、ポジショニングに重きを置いたウェビナー形式を採用することもできます。また、デモのように参加者の関心や興味を測定することに重点を置き、製品のポジショニングだけに焦点を当てたウェビナーを開催することもできます。

典型的なウェビナーの構成例を挙げましょう：

• ウェビナーのトピックについての簡単な紹介
• 観客への注意事項
• トピックの拡大
• 観客に投票に参加してもらうための小休止
• トピックの拡大
• 世論調査結果の見直し
• トピックの拡大
• もうひとつの婚約の機会
• トピックの拡大
• トピックのまとめ
• 質疑応答

実際には、これにはある程度の計画を立てる必要があります。単にイベントのアウトラインを作るだけでなく、イベントの中に組み込むべきエンゲージメントの機会や、それが果たすべきゴールもあるのです。

例えば、いつ聴衆に世論調査を紹介し、それに回答する時間（長くても10秒）を与え、プレゼンテーションのどこで世論調査を再確認し、その結果について話し合うかを知っておく必要があります。

ウェビナー内での参加機会をうまく管理するには、主催者とプロデューサーの緊密な連携が必要です。

最後に、どのような形式のバーチャル・イベントであれ、プレゼンターが必ず盛り込むべきことがある。

ハウスキーピングとは、イベントの冒頭で、参加者が主催者やウェビナーとどのように交流できるかを説明する簡単な余談のことです。CTAを強調し、参加者が利用できるエンゲージメント・ツール（Q&A、アンケート、チャットなど）を特定し、ディスカッションの内容を簡単に説明し、イベントがオンデマンドで配信されるかどうかを知らせましょう。

ハウスキーピングは、視聴者があなたのブランドと交流するために必要な情報をすべて確実に入手できるようにする、シンプルだが強力な方法である。

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ウェビナーの開催を成功させるには、準備と実践の2つが欠かせません。準備にはマーケティング組織全体が関わる必要があり、目標の設定やプレゼンテーションの概要から、ウェビナー・コンソールの設置や質疑応答コーナーの質問の準備まで、多岐にわたります。

練習とは、単にプレゼンテーションそのものを実行することです。たとえあなたが経験豊富な司会者であっても、プレゼンテーションの練習をする時間を確保すべきです。そうすることで、技術的な問題やプレゼン中のぎこちない移行を特定し、チームメンバー全員が同じページにいることを確認することができます。

何をするにしても、練習をサボらないこと。練習中に留意すべき点をいくつか挙げてみよう：

• カメラの電源が入っていること、動作していること、3点照明で十分に照らされていることを確認する。
• 音声をテストし、マイクがあなたの声をはっきりと拾っていることを確認する。
• ゲストやパネルがある場合は、そのオーディオとビジュアルのセットアップが適切に機能していることを確認する。
• スライド（あれば）が最新でアップロードされていることを確認する。
• プレゼンテーションの中で、ぎこちない切り替えや間がないか注意すること。
• Q&A質問への回答練習と投票結果の可能性

ライブ・イベントを開催するまでに、十分な準備をしておく必要がある。リラックスして、楽しみながら、観客に明るく楽しい雰囲気を提供するようにしましょう。

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ウェビナーが本当に終わることはありません。イベント終了後は、マーケティングとセールスの両チームが、参加者や不参加者とつながるための行動を起こす必要があります。

マーケティング担当者は、登録者全員にフォローアップメールを送信し、イベントのオンデマンド版へのリンクを提供する必要があります。送信するEメールは短く、要点をまとめたものにしましょう。2つのオーディエンスを必ずセグメントしてください：

• 出席者
• 不参加

イベントへの参加に感謝する。欠席者には、イベントに参加できなかったことを残念に思うが、オンデマンドで全編を視聴できることを伝える。次回のイベントを事前に計画している場合は、CTA 。フォローアップメールとしては、やはり短い方がよいでしょう。

同時に、営業チームも参加者をフォローアップする必要がある。しかし、営業は迅速な行動と、参加者があなたの組織に何を求めているのか（もし求めているものがあるとすれば）を鋭く理解する必要がある。

この場合、CRMとの統合が重要になります。ウェビナー・プラットフォームをCRMに接続すれば、最新のウェビナー・エンゲージメント・データを営業チームにほぼリアルタイムでシームレスに渡すことができます。

営業部門は、参加者がウェビナー中に質問をした場合、営業部門との対話を希望した場合、または適格なリードと見なされる基準を満たした場合にのみ、連絡を取るべきです。営業部門は、参加者がウェビナーにどのように関与したかに基づいて、働きかけをパーソナライズし、参加者のリソースとして位置づけるべきです。

参加者と不参加者のフォローアップが終わったら、次はオンデマンドイベントのプロモーションです。ソーシャルメディア、ニュースレター、ブログなどでプロモーションのスケジュールを立てましょう。ブログ、電子書籍、ホワイトペーパー、インフォグラフィックなど、イベントのコンテンツを再利用することを恐れないでください。

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